Un viejo adagio que los organizadores de bodas han oído repetidamente es "espera lo inesperado".
Por desgracia, aunque los organizadores de bodas son famosos por estar preparados para lo inesperado, nadie podría haber predicho que una pandemia mundial causaría estragos a todos los que planifican una boda.
Para cualquier organizador de bodas o pareja que se disponga a dar el "sí, quiero", la planificación de una boda durante COVID era territorio totalmente nuevo. Más de un año después de que COVID apareciera en el planeta, los planificadores y las parejas siguen aprendiendo cómo adaptarse y planificar una boda durante COVID.
La buena noticia es que es posible. Con una cuidadosa consideración, mucha flexibilidad y una cantidad insuperable de paciencia, una boda COVID todavía puede ser un evento lleno de alegría y celebración.
Póngase de acuerdo
En primer lugar, mantén una conversación abierta y sincera con tus clientes, y asegúrate de que ellos también la han tenido entre sí. Una boda COVID conlleva compromisos. Ambas partes deben saber a cuánto está dispuesta a renunciar la otra antes de que tenga más sentido posponerla.
Otra conversación delicada será sobre tu remuneración como organizador de la boda. A menudo, pero no siempre, el pago del organizador de bodas es el 10% del presupuesto de la boda. Durante el COVID, sin embargo, ese presupuesto total está sujeto a cambios en función de los mandatos y otros recortes relacionados con el COVID.
Comunique y ejecute un plan claro para que las expectativas de todos coincidan desde el principio. Independientemente de los ajustes que haya que hacer, la clave es una comunicación clara.
El papel del organizador de bodas
En la mayoría de los casos de incertidumbre, las parejas recurren a su organizador de bodas para que les ayude a tomar las decisiones más difíciles. Un organizador de bodas es conocido por tener las respuestas y encontrar soluciones. Una pandemia mundial, sin embargo, es un reto imprevisto que tendréis que superar juntos.
También es posible que sus clientes le pidan consejo sobre cómo planificar cuando las restricciones puedan parecer diferentes dentro de seis meses o incluso un año. Sea honesto: no puede garantizar cómo serán las directrices futuras, pero puede seguir juntos la evolución y actuar en consecuencia.
Cómo prepararse para una boda COVID
Los organizadores de bodas deben escuchar tanto a las autoridades sanitarias nacionales como a las de la ciudad o el pueblo, el condado y el estado en el que vaya a celebrarse la boda. Los mandatos y directrices pueden diferir incluso en municipios vecinos. También pueden discrepar de las políticas nacionales.
Los responsables de ventas de los locales son un recurso formidable a medida que cambian las directrices. Manténgase en constante comunicación sobre lo que hace el local para garantizar la seguridad de los invitados. Pregunte siempre por los requisitos de búsqueda en materia de seguridad.
Algunos lugares pueden exigir que todos los asistentes se sometan a la prueba in situ, que tengan un resultado negativo en la prueba COVID o que presenten certificados de vacunación. La mejor táctica es informar con antelación a todos los invitados de los requisitos necesarios para gestionar las expectativas.
Las normas y reglamentos deben actualizarse en la página web de la boda de la pareja. Asegúrate de incluir la fecha en que se publica la actualización para que los invitados sepan que la información está actualizada.
Proveedores, contratos y más
A estas alturas, es probable que sus clientes ya hayan firmado todos o la mayoría de sus contactos con proveedores. Mantente en comunicación constante con los proveedores. Debes comunicar rápidamente todos los mandatos que afecten a los proveedores, incluido si han pospuesto la boda. Algunos proveedores pueden tener un contrato totalmente reembolsable, mientras que otros no. Asegúrate de que tus clientes han revisado detenidamente cada acuerdo.
Supongamos que tus clientes no tienen página web para su boda. En ese caso, pueden crear fácilmente un grupo de Facebook con todos los invitados. Este grupo se dedicará explícitamente a la información importante de la boda, incluidas las directrices de COVID, los detalles del transporte, los plazos, etc.
Aplicaciones como WithJoy.com pueden hacer anuncios importantes a toda la lista de invitados. WithJoy también puede crear una página web de la boda y gestionar las confirmaciones de asistencia. Recopila y comparte fotos y mucho más. Anima a tu pareja a llegar a los invitados que no están conectados digitalmente.
Si están planeando una boda en un destino, los novios también deberían informar a los invitados a través de su página web, aplicaciones, mensajes de texto o llamadas para aclarar las directrices específicas del destino. Por ejemplo, puede que les guste explorar y cenar en el destino durante su tiempo libre. Por cortesía, infórmales de si la mayoría de los restaurantes o atracciones requieren mascarillas, etc., para que puedan hacer la maleta adecuadamente.
Tu kit de emergencia para novias va a ser un poco diferente este año. Asegúrate de tener máscaras faciales de repuesto, y muchas. Es posible que tu pareja y el cortejo nupcial vayan a un lugar a hacerse fotos en un sitio que requiera cubrirse la cara, aunque en otros lugares no sea necesario. También pueden dejárselas olvidadas.
Apoyo emocional durante las incertidumbres de COVID
Para las parejas que siguen adelante con su boda en lugar de un aplazamiento, este será un momento muy delicado. Esperamos mucho más allá de las etapas emocionales comunes de la planificación de la boda. La planificación de la boda es lo suficientemente estresante, pero la planificación de una boda durante COVID es increíblemente exigente.
Y también será emocionalmente agotador para ti. Asegúrate de cuidarte y rodearte de tu sistema de apoyo durante todo el proceso.
¿Fecha de la decisión final?
Aunque esperar y ver es una verdadera prueba de paciencia, tener la previsión de prepararse para cualquier escenario le será de gran utilidad a usted y a sus clientes.
Asegúrese de que su pareja ya tiene una fecha seleccionada como último día para decidir si lo posponen. De este modo, los invitados dispondrán de tiempo suficiente para prepararse y hacer, o cancelar, los costosos preparativos del viaje. Consulta con el lugar de celebración cómo gestionan los aplazamientos en relación con el contrato, el depósito, etc.
Antes de la fecha de la decisión final, habla con tus clientes sobre un plan de contingencia. Por ejemplo, ¿se reagruparán y celebrarán una microboda? ¿Se fugarán? ¿Harán una reunión en el jardín con sus seres más queridos y retransmitirán el evento virtualmente? Contar con un plan predeterminado te permitirá ponerte manos a la obra.
Qué esperar de las bodas de 2021
Las tasas de vacunación y los esfuerzos de mitigación van en la dirección correcta en muchos destinos. Sin embargo, las autoridades sanitarias vigilan periódicamente las nuevas variantes y sus repercusiones. Por ello, las parejas deben estar preparadas para modificar su lista de invitados en caso necesario.
Las parejas deberían tener más de una versión de su lista de invitados. De este modo, podrán actuar con rapidez si necesitan reducir el número de invitados. Si tienen que reducir un 10% o más, tener una lista modificada a mano les facilitará considerablemente el proceso de toma de decisiones.
Familiarízate con las políticas de COVID de cada proveedor e informa de ellas a tus clientes antes de que firmen los contratos. Aunque sólo trabajarán con estos proveedores durante un día, como planificador con relaciones en el sector querrás asegurarte de que todos entienden el acuerdo. No querrás quemar ningún puente.
Proteger su reputación, especialmente en circunstancias difíciles, es primordial.
Cómo planificar una boda post-COVID
Nadie puede decir qué nos deparará 2022 en términos de COVID. Una cosa es segura: los proveedores y los lugares están a máxima velocidad. La avalancha de bodas que se pospusieron en 2020 y 2021 se trasladará a 2022. Estos están chocando con el número de bodas que se desarrollaría en un año normal.
Muchos organizadores de bodas se afanan por encontrar lugares con fechas disponibles. Como resultado, las parejas pueden tener que hacer concesiones con las fechas. Sean creativos o replanteen sus planes si no quieren esperar aún más tiempo.
Concéntrese en lo más importante
Aprender a planificar una boda durante COVID ha sido un bautismo de fuego para la mayoría de los organizadores de bodas, pero como los organizadores de bodas son algunas de las personas más organizadas que existen, las parejas acudirán a ti en busca de orientación.
Presta atención a los continuos avances de COVID. Mantén las líneas de comunicación abiertas en todo momento con tu pareja. Recuerda, sé siempre flexible y sabe cuándo tomar decisiones difíciles. Tendrás que recordarles por qué se casan en primer lugar. Acompáñales en este proceso, para bien o para mal.
