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Organízate: Lista de control completa para bodas (para coordinadores)

Imagen de cabecera de la lista de boda: vista desde arriba del teléfono, la agenda y el ordenador

Decir "¡sí!" fue la parte fácil. Pero cuando una pareja decide qué tipo de boda quiere celebrar, la cosa se complica un poco más. Por eso, una lista de control de la boda es esencial para el éxito de la planificación. 

En primer lugar, la pareja decide el estilo de boda que desea. A continuación, fijan el número de invitados que les gustaría recibir. Por último, con qué presupuesto cuentan. Una vez definidos estos aspectos, puedes empezar a planificar activamente una boda que refleje quiénes son tus clientes como pareja y cómo quieren celebrarlo.

Planificar una boda puede ser un proceso abrumador, por eso han recurrido a ti. Los organizadores de bodas asumen diversas funciones a lo largo del proceso de planificación: gestor, negociador y, muchas veces, terapeuta.

Al igual que un director de orquesta, el papel de un organizador de bodas incluye mantener todos los componentes trabajando juntos armoniosamente. Contar con las herramientas necesarias para llevar a cabo esta visión en el momento oportuno, como esta lista de comprobación del organizador de bodas, garantizará que todo se desarrolle según lo previsto y prometerá un proceso fluido de principio a fin. 

La duración media de un compromiso es de 15 meses, pero a medida que vayas trabajando con los clientes, pronto te darás cuenta de que esta cifra puede variar mucho. Lo ideal es que te contraten al principio del proceso de la boda, aunque no siempre es así. Nuestra lista de control para bodas le servirá de guía, independientemente del momento en que se ponga en contacto con la pareja. 

12 meses

Hay una serie de factores que influyen en los tres elementos más determinantes de la planificación de una boda: el número de invitados, el lugar de celebración y el presupuesto.

Cree listas de invitados y determine el presupuesto.

El número de invitados y el presupuesto son interdependientes; por lo tanto, las parejas pueden hacer una "lista a" de personas sin las que no podrían imaginarse casándose, seguida de una "lista b" de personas a las que les gustaría invitar si el presupuesto y el espacio del lugar lo permiten. 

A la hora de determinar el presupuesto, la pareja debe saber qué gastos correrán a su cargo y si habrá otras personas, como los padres, por ejemplo, que contribuyan. 

Seleccione un lugar.

El lugar donde la pareja desee celebrar su boda determinará los pasos siguientes y el calendario consiguiente. Las bodas en destinos populares suelen reservarse con un año o incluso dos de antelación, lo que significa que la disponibilidad del lugar es limitada. Si los novios se deciden por uno de esos destinos, no hay nada como reservar el lugar demasiado pronto. 

Decide el tema o el ambiente de la boda.

Empieza a hablar con tus clientes sobre cómo se imaginan el aspecto y el ambiente de su boda. Mientras que algunos lugares son un lienzo en blanco, otros, como las atracciones históricas, los museos, los salones de baile y los graneros, marcan una pauta muy concreta.

Antes de firmar en la línea de puntos, asegúrate de hablar con tus clientes sobre la política de cancelación del lugar de celebración. El contrato puede especificar un depósito no reembolsable en caso de que la boda se cancele o se traslade a otra fecha. Conocer las políticas de los distintos lugares es una ventaja como organizador de bodas.

11 meses

¿Cuándo deben empezar las parejas a contratar a los proveedores? Al igual que con el lugar de celebración, lo antes posible. Pero 11 meses es una buena medida. Aunque puede que no sea necesario entrar en detalles con los proveedores con tanta antelación -por ejemplo, pedirles canciones o fotos favoritas-, sí es necesario que los contraten, sobre todo a los más solicitados. 

Empiece a reservar proveedores clave.

Las parejas deberían empezar por establecer prioridades: ¿Son las fotos y los vídeos lo más importante? ¿Y el entretenimiento? ¿Se inclinan por un grupo musical o un DJ? Si el lugar de celebración no ofrece servicio de catering, ahora es el momento de contratarlo. ¿Por dónde empezar?

Reserve el catering y elabore un menú.

Dado que el catering (comida y bebida) representa alrededor del 40% del presupuesto de una boda, empiece por aquí. Los servicios de catering pueden ofrecer una variedad de opciones gastronómicas en función del presupuesto. Como paso de la lista de control de la boda, asegúrate de que tus clientes contabilizan el gasto total del catering: comida, bebida, servicio, propinas, impuestos y tasas. Los costes inesperados pueden hacer que el presupuesto de una boda se vaya al traste, así que conocer los costes totales desde el principio les vendrá bien y hará que el resto de la planificación de la boda sea realista. 

Contrata al fotógrafo y al videógrafo.

Para muchas parejas, documentar el día es una de sus principales prioridades. Contrata a fotógrafos y camarógrafos lo antes posible, sobre todo a aquellos que conozcan el lugar para que sepan cuáles son los mejores ángulos. 

Consejo de experto: si tus clientes van a intercambiar votos en una ceremonia religiosa, es imprescindible que conozcan las normas y reglamentos de ese lugar de culto. Por ejemplo, algunas iglesias prohíben la presencia de fotógrafos en los espacios sagrados durante la ceremonia, pero pueden permitir las fotos después. Conocer el protocolo te permitirá crear un calendario preciso para que el día fluya sin contratiempos.  

10 meses

Imagina intentar encontrar algo que ponerte para el día más fotografiado de tu vida. Sí, es mucha presión. Aunque a todo el mundo le encantan las fotos de familiares con esmoquin azul, las parejas de hoy en día buscan conjuntos atemporales. 

Comprar atuendo para el día de la boda.

Con 10 meses de antelación (o antes), contrate los servicios de un florista para todos los arreglos florales y ramos de novia.

Es posible que sus clientes le pidan recursos y un calendario realista para encargar la ropa y tener en cuenta los arreglos. Los vestidos de novia confeccionados en el extranjero pueden sufrir retrasos imprevistos en los envíos, mientras que un traje a medida puede tardar hasta 12 semanas sin gastos de envío.

Lo ideal es que el atuendo sea una de las partes más divertidas del proceso de planificación, pero el envío y los arreglos pueden llevar un tiempo considerable... Aunque puede que no necesiten a su organizadora de bodas in situ para dar el sí al vestido, manténganse en contacto con respecto a las llegadas y las citas con la costurera. 

Reserve una floristería.

Asegúrese de que su pareja tiene en cuenta todas las necesidades florales, incluyendo las flores de la ceremonia, ramos, butioneers, ramilletes para los abuelos / padres, y por supuesto, centros de mesa. 

Si optas por un centro de mesa hecho por ti misma, es posible que tengas que ayudar o dirigir a quien vaya a supervisar el montaje el día de la boda. Asegúrate de que el itinerario del día de la boda dedica tiempo a esto y de que el lugar de celebración es accesible y complaciente. 

9 meses

La fecha está fijada. Todo va tomando forma. Ahora es el momento de que tu pareja lo haga público: los siguientes son los pasos de tu lista de boda.

Cree y encargue Save the Dates. 

Guardar la fecha puede ser tan elaborado como un mensaje en una botella o tan sencillo como un mensaje de texto. La funcionalidad es la misma: avisar a los invitados de la fecha de la boda para que la apunten en su calendario, que ya está lleno. 

Consejo de experto: Guardar las fechas es especialmente importante para las bodas en las que un buen porcentaje de los invitados tendrá que viajar (nota: asegúrate de organizar bloqueos de habitaciones en hoteles locales), así como para las bodas que se celebran en épocas populares del año, como durante el verano y los fines de semana festivos. 

Crear una página web para bodas.

Como es posible que algunos invitados tengan que organizar su viaje, resulta especialmente útil crear una página web de la boda (a menudo denominada "wedsite") con toda la información pertinente. 

Asegúrese de incluir lo esencial:

  • Fecha
  • Lugar, dirección y hora de inicio de la ceremonia 
  • Lugar, dirección y hora de inicio del cóctel 
  • Itinerario del fin de semana de boda 
  • Información sobre el aparcamiento, si es necesario
  • Información de registro
  • Información sobre alojamiento/bloque de habitaciones

Otra información importante es la relativa al transporte, si se proporciona, y a los eventos relacionados con la boda, como la cena de ensayo o el almuerzo del día siguiente. 

Los novios deben encargar vestidos y trajes.

Si no se compran en el estante, las damas de honor deben tomarse las medidas y encargar sus conjuntos por estas fechas. El novio o los novios deben asegurarse de encargar o comprar el atuendo de los padrinos. El alquiler de esmoquin no requiere tanta antelación; sin embargo, el inventario puede ser limitado, por lo que reservar con antelación tiene sus ventajas.

Ultime los proveedores y detalles relacionados con la ceremonia.

Es el momento ideal para acordar los músicos de la ceremonia y, si es necesario, el oficiante. Si los novios deciden que los case un amigo o un familiar, asegúrense de que hayan completado todos los trámites legales necesarios.

Encargar invitaciones. 

Las parejas deberían seleccionar, redactar y encargar las invitaciones en un plazo de entre ocho y nueve meses. Aunque se puede retrasar hasta cinco o seis meses, dejar tiempo suficiente para la impresión y el envío reducirá el estrés y dará tiempo extra en caso de error. 

6 meses

Preparados, listos, registro. Aunque un registro de regalos no es algo para lo que tengas que estar presente, es importante saber dónde están registrados tus clientes y asegurarte de que han completado el proceso de registro. 

También es un buen momento para repasar la evolución de los pedidos de vestidos de novia, trajes de novia y ropa interior. Aunque nadie prevé un gran retraso, tampoco se esperaba una pandemia mundial que congelara la fabricación durante un tiempo considerable. Los organizadores de bodas experimentados pueden dar fe de este mantra: espera lo mejor, planifica lo peor.

Reserva el lugar de la cena de ensayo. 

El lugar del ensayo y de la cena de ensayo, los detalles y la invitación deben quedar claros en este momento. Si te casas en un lugar de culto, lo más probable es que haya una hora predeterminada reservada para los ensayos de la boda, normalmente un día antes de la boda. Esto determinará la hora de inicio de la cena de ensayo de tus clientes: ¡añádelo a la lista de comprobación de la boda!

Los lugares donde se celebran las cenas de ensayo varían mucho, desde espacios formales para eventos hasta salones privados en restaurantes o relajadas reuniones en el jardín. Los lugares más populares deben reservarse con seis meses de antelación, y es un buen momento para reservar también salones privados en restaurantes. 

Para los ensayos en casa y los ensayos en lugares que no ofrecen catering, asegúrese de que la pareja tiene comida y bebida, entretenimiento, u otros proveedores en su lugar. Como organizador de bodas, es útil disponer de un itinerario y un calendario específicos para los eventos que se vayan a ensayar. Deja tiempo para la cena, los brindis y la entrega de regalos.

Confirmar alquileres. 

Reserva los alquileres necesarios para la boda, como manteles, sillas, cubiertos, etc. Los proveedores externos, como los camiones de helados, los bares ambulantes, los camiones de comida, los fotomatones, etc., deben ser confirmados (antes de hacerlo, asegúrate de que los "extras" como éstos están aprobados por el lugar de celebración y de que sabes cuándo se supone que deben llegar y dónde se supone que deben aparcar o instalarse en la boda).

De 3 a 4 meses

Prepara el peinado y el maquillaje de la novia mucho antes del gran día

Casi en la recta final. Las degustaciones finales, incluidos el catering y la tarta, suelen tener lugar por estas fechas. Una vez terminados, se pueden ultimar e imprimir los menús. 

Comprar alianzas de boda. 

Si su pareja tiene previsto grabar sus alianzas de boda, ahora es el momento de asegurarse de que las han comprado. Si no quieren grabarlas, pueden comprarlas más cerca del gran día.

Haz pruebas de peluquería y maquillaje. 

Estos proveedores pueden contratarse con un año de antelación, pero las pruebas se celebran a pocos meses del gran día. 

De 1 a 2 meses

Invitaciones por correo. 

De seis a ocho semanas es el plazo ideal para enviar las invitaciones de boda, pero asegúrese de que sus clientes sepan que deben tener en cuenta el tiempo que se tardará en montarlas, poner las direcciones y aplicar el franqueo exacto, así como los posibles retrasos en el envío a los invitados.

Prepare bolsas de bienvenida.

Si va a proporcionar bolsas de bienvenida a los huéspedes alojados en hoteles, éste es un buen momento para comprar todo el contenido, llenar las bolsas y organizarlas según la propiedad de alojamiento. Consejo profesional: algunos hoteles cobran por distribuir las bolsas de bienvenida. Asegúrese de que sus clientes se preparan en consecuencia.

Programas de impresión.

Ultime los detalles de la ceremonia, incluido el programa, las lecturas, las canciones y los votos. Confirma que el oficiante tiene todo lo que necesita. La mayoría de los oficiantes no asistirán a la boda a menos que sean especialmente cercanos a la pareja, pero es de cortesía extenderles una invitación.  

Realice los pagos finales.

Revisa atentamente todos los acuerdos con los proveedores. Algunos exigen pagos finales antes del gran día. Prepara y etiqueta sobres de propinas para tenerlos listos el día de la boda para distribuirlos. 

Elige bailes de boda y canciones especiales. 

El grupo de música de la pareja o el DJ pedirá canciones especiales, como canciones de entrada, el primer baile, bailes de los padres, bailes de la fiesta de bodas y, para la pista de baile, tus canciones favoritas. 

Asegurar la licencia matrimonial. 

Esta es la parte más importante de la lista de boda. Las normas y reglamentos estatales relativos a las licencias de boda varían. Asegúrate de que tu pareja tiene toda la documentación necesaria para solicitar la licencia en la ciudad, pueblo o condado donde piensan casarse y de que no la obtienen con demasiada antelación. En la mayoría de los estados, la licencia de matrimonio sólo es válida durante un periodo concreto a partir del momento en que se expide. 

1 semana: ¡Ya casi ha llegado a la meta!

A estas alturas, el atuendo para el día de la boda (y todas las demás necesidades de vestuario, incluidos los conjuntos para la cena de ensayo, la fiesta posterior, etc.) debería estar listo. 

Complete la asignación de mesas y las tarjetas de asiento.

Las tarjetas de mesa o el expositor de asignación de mesas pueden ultimarse a medida que se produzcan esos cambios de última hora en los invitados (por desgracia, es inevitable). 

Drop Off Venue Essentials. 

Los accesorios para el día de la boda que deben estar en el lugar de celebración, como el libro de invitados, las copas para el brindis, el cuchillo y el soporte para la tarta, además de artículos para los invitados como chanclas o pañuelos para que las mujeres no pasen frío, suelen entregarse el día antes de la boda. Confirma con antelación la hora y el lugar de entrega. 

Facilidad y organización con una lista de boda

La planificación de una boda tiene muchos niveles y aún más partes móviles. Aunque a primera vista pueda parecer desalentador, el cumplimiento de las tareas en pequeños pasos se traduce en grandes logros. Consulta continuamente esta lista de control para asegurarte de que vas por el buen camino, te diviertes y no te estresas. 

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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