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Sé un mago de la organización: 14 trucos para organizar tu boda

Organizador de bodas Cabecera de blog, mujer colocando notas post it en una pizarra

¿Cuál es la clave para ser una organizadora de bodas exitosa y cuerda a la vez? Una palabra: organización (¡y quizá paciencia!). Un organizador de bodas estratégico es probablemente la habilidad más codiciada de todos los planificadores de bodas, sobre todo porque los planificadores suelen hacer malabares con varias bodas a la vez. 

Saber cómo acceder fácilmente a toda la documentación esencial para garantizar que cada boda sea un acontecimiento sin contratiempos no es cuestión de suerte; es cuestión de manejarse con tesón.

¿Necesitas una lista de reproducción para centrarte en tu nueva vida de organizadora de bodas? Déjanos sugerirte una de nuestras favoritas.

1. Crear un organizador de bodas

Aunque vivimos en un mundo muy digital, a veces la mejor manera de estar en sintonía con tus clientes es estar literalmente en sintonía. Según nuestra experiencia, cada boda debería tener su carpeta específica. 

Aunque aquí encontrarás algunas herramientas digitales de organización revolucionarias, una carpeta es ideal para guardar copias de acuerdos con proveedores, planos de planta, asignación de mesas, gestión de invitados, detalles de alojamiento, itinerarios, listas de canciones, contactos y otra información esencial. 

Nos gustan las bolsas de tres anillas con bolsillo de seguridad. Son ideales para guardar recibos, cheques e incluso propinas para entregar a los proveedores en el gran día.

2. Crear una carpeta de correo electrónico específica para cada cliente

Como organizador jefe de la boda, es probable que envíes mensajes de texto a tus clientes con frecuencia, pero para compartir documentos y otro tipo de correspondencia se suele recurrir al correo electrónico. 

Consejo: guarda toda la correspondencia en una carpeta de correo electrónico etiquetada con el nombre del cliente, a menudo. Si archivas así tus comunicaciones, podrás consultar rápidamente cualquier decisión, factura o conversación sobre temas concretos.

3. El almacenamiento de documentos es esencial

No se deje abrumar. Mantén los eventos separados con un sistema de organización inteligente.

¿Utilizas herramientas en línea, como Google Drive y Dropbox? El software basado en la nube funciona como almacén central de hojas de cálculo, imágenes inspiradoras y cualquier otro elemento al que puedan acceder y actualizar varias partes.

Para nosotros son especialmente útiles, ya que los organizadores de bodas suelen desplazarse y necesitan encontrar algo rápidamente.

4. Herramientas de chat en grupo

¿Alguna vez te has quedado enganchado a un hilo de mensajes de grupo y tu teléfono ha saltado por los aires en el momento más inoportuno? Decir que no es lo ideal es quedarse corto. Considera la posibilidad de recurrir a plataformas de comunicación populares en el lugar de trabajo, como Slack o Fleep.com, para las discusiones en grupo. 

Un canal de Slack es ideal para las conversaciones del cortejo nupcial y las actualizaciones de estado para confirmar: si se han alquilado los esmóquines; si se han pedido, recibido y ajustado los vestidos de las damas de honor; los horarios de las citas para la peluquería en el gran día; información sobre la cena de ensayo, etc.

5. Su tableta es su todo

Las tabletas son ideales para perfeccionar tus habilidades como organizador de bodas por muchas razones. 

En primer lugar, la pantalla es mucho más grande que la de un smartphone. Si estás haciendo un recorrido virtual para tu cliente o tienes una conferencia telefónica con varias partes, incluidos proveedores, músicos o el oficiante, puedes trabajar de manera eficiente. 

En segundo lugar, las tabletas son bastante más ligeras que los portátiles y caben más fácilmente en mochilas y bolsos. Puedes utilizar herramientas como la cámara, el calendario y las aplicaciones de dictado con sólo tocarlas con un dedo. 

Ahora puedes ver con claridad tu lista de tareas y tachar cada una de ellas (¡qué satisfacción!).

6. Aplicaciones para la gestión

Hoy en día, hay un montón de aplicaciones útiles para la planificación de bodas que puede utilizar para mantener todo organizado, desde medir qué porcentaje de su lista de tareas pendientes se ha completado hasta gestionar las confirmaciones de asistencia y los asientos de los invitados. 

La aplicación All Seated, por ejemplo, te permite a ti, a tus clientes y al lugar de celebración ver el plano de la boda desde cualquier lugar y en cualquier momento, para que puedas controlar fácilmente dónde se colocarán las mesas y dónde se instalarán los proveedores, todo con sólo pulsar un botón.

7. Codificación por colores de cada boda

Considerado el sistema de organización original, el código de colores es un sistema probado y perfecto para catalogar la boda de cada cliente. 

Aunque tendemos a pensar en la codificación por colores exclusivamente para carpetas y archivadores, la gestión de archivos digitales puede adoptar rápidamente colores de categorías para que puedas trasladar los mismos colores de cliente de las copias impresas a las herramientas digitales. 

Como organizador de bodas, puede mantener la continuidad del color en su calendario personal, sus citas y sus correos electrónicos. 

8. Para los creadores de listas

herramientas de organización de bodas como trello, mujer sentada en un escritorio con trello en su ordenador.
Trello es una de nuestras herramientas favoritas para organizar bodas.

Trello se ha convertido en una de las aplicaciones y sitios web más populares, ya que te permite construir diferentes "tableros" que se convierten en el hogar de tantas listas como necesites bajo ese encabezado. 

Puedes continuar con tu sistema de codificación por colores en Trello e incluso personalizar cada tablero con tus propias imágenes. 

9. Calendarios de pared o de escritorio

Algunos organizadores de bodas responden mejor a los recordatorios visuales, y los calendarios de pared y de escritorio de las grandes superficies de oficina son sólo el principio. 

Te sugerimos el Calendario semanal de pared acrílico (con su sistema de organización complementario) de Ballard Designs. Ballard lo ha diseñado para que se integre perfectamente en la decoración de tu oficina y es una herramienta ideal para echar un vistazo. 

10. Asistente virtual 

Una de las primeras cosas que aprenderás como organizadora de bodas es a gestionar eficazmente tu flujo de trabajo. A medida que tu negocio crezca, identificarás las tareas que consumen mucho tiempo. Esto incluye la gestión y el archivo del correo electrónico, la actualización de tus contactos y los estados de las tareas. Otra sugerencia, puede que también necesites ayuda para reservar citas y reuniones virtuales. 

Puedes encargar este tipo de tareas, además del escaneado de documentos y la contabilidad ligera, a un asistente virtual. Las asistentes virtuales ahorran tiempo. No tenga miedo de delegar tareas, aunque sólo sean unas horas al mes. Esto le ayudará a desarrollar y hacer crecer su negocio para cosechar grandes recompensas.

11. Herramientas de automatización

If This Then That, más conocido como IFTTT, es una herramienta de automatización super duper para coordinadores de bodas. Cada vez que has dicho que te gustaría que tus aplicaciones, dispositivos y sistemas operativos funcionaran de forma cohesionada, esta es la automatización para ti. Los "applets", o "pequeñas aplicaciones", son la forma que tiene la plataforma de automatización de hacer que tus aplicaciones y dispositivos funcionen juntos. 

Flow de Microsoft funciona de forma similar: ambos están orientados a la automatización de tareas que a menudo se consideran tediosas y lentas.

12. Bolsa o mochila con varios compartimentos

Como organizadora de bodas, pasarás mucho tiempo de un lado para otro. Hazte la vida más fácil viajando a los lugares de celebración y a las reuniones con una bolsa ligera que contenga tus pertenencias personales y profesionales. 

Una mochila elegante con cremallera y compartimentos específicos para un portátil (normalmente de 15 pulgadas) es la clave. Busca una con múltiples bolsillos interiores para mantener organizados tus archivadores, carpetas y pertenencias. 

13. Kit de emergencia

Tu kit de emergencia, con sus necesidades de costura, quitamanchas, toallitas, imperdibles y todos los demás solucionadores de problemas, es tu fiel compañero para el día de la boda. Piensa en un estuche transparente con bolsillos interiores de malla y separadores. Es nuestra sugerencia para encontrar fácilmente lo que buscas en un apuro y mantener los objetos pequeños en su sitio.

Consejo de experto: Mantén tu botiquín siempre bien surtido. Reponlo inmediatamente después de un evento para que no te pille desprevenido.

Instituto de organización de bodas

14. Utilizar software de gestión empresarial para organizar clientes potenciales, contratos y mucho más

Otra sugerencia: agilice y amplíe su negocio con menos trabajo utilizando herramientas como Honeybook, que está específicamente diseñada para pequeñas empresas de servicios y reduce el tiempo que dedica a tareas administrativas.

Introduzca la información del cliente, cree plantillas para la facturación y sus contactos con parejas. Utilice este software para enviar propuestas y utilice la automatización para responder a las consultas y dar las gracias a los clientes. ¿Y qué más? ¿Qué hay de las encuestas, o solicitar una revisión después de la boda ha terminado?

Organizador integral de bodas: Un lugar para todo 

Usted no es sólo un organizador de bodas. Es un organizador de bodas. Mantener cada evento en marcha a un ritmo constante para garantizar una boda sin contratiempos requiere mucho tiempo, energía y organización. 

Tanto si prefieres los métodos tradicionales en papel y los visuales analógicos, como si eres la decana de las herramientas digitales, consejos y trucos como estos te ayudarán a mantener la calma. Ahora, podrás realizar varias tareas a la vez y gestionar hasta el más mínimo detalle con facilidad.

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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