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El gran día: Desde el punto de vista de un organizador de bodas

Imagen de cabecera de Day in the life of wedding planner

La jornada de un organizador de bodas puede ser agitada y caótica, pero también es una de las carreras más gratificantes que existen. Puedes formar parte de un día mágico para mucha gente. Y no sólo eso, sino que puedes ayudar a que ese día se convierta en realidad.

Cuando se trata de lo que conlleva ese día tan especial, es esencial tener organizados tus pensamientos y todo el papeleo. Hay que planificarlo todo, desde la consulta inicial hasta el lanzamiento del ramo, y lo más probable es que seas tú quien lo haga.

La organización de una boda requiere mucho tiempo y trabajo, pero con las herramientas, la orientación y el empuje adecuados, no sólo tendrá éxito, sino que destacará. Si te preguntas cómo empezar este viaje y en qué consiste el día de un coordinador de bodas, no estás sola. Escuche a los propios expertos y los consejos que tienen para compartir a continuación.

Perfeccione su lista de control

Cuando se trata de la lista de planificación de una boda, todo está en los detalles. No hay día en la vida de un organizador de bodas en el que no tenga que hacer algún tipo de lista. Al fin y al cabo, tienes mucho que hacer.

Una forma estupenda de mantener organizadas las listas de comprobación, las listas de tareas pendientes y el resto de la información del día de la boda es utilizar una tableta. Podrás llevarlo todo contigo vayas donde vayas. Además, será rápido y fácil acceder a toda tu información a través de aplicaciones como Evernote y AllSeated.

No todas las parejas serán iguales, por lo que lo primero en lo que tendrás que centrarte es en lo que necesitarán. ¿Va a pedirte que te encargues de las confirmaciones de asistencia? ¿Van a depender de ti para reservar el lugar de celebración y todos los proveedores implicados en la recepción? 

Ten en cuenta que no podrás utilizar la misma lista de control para todo el mundo. Algunas parejas querrán tener más control sobre ciertos aspectos de su boda que otras. Así tendrás menos cosas que hacer, pero asegúrate de que tu servicio se adapta a las necesidades y deseos de cada pareja.

Tu lista de comprobación debe incluir todo lo que desean, desde la preparación de un presupuesto hasta la coordinación de la recogida de los regalos recibidos el día de la boda. Asegúrate de obtener de tus clientes todos los detalles posibles. Así evitarás añadidos de última hora.

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Qué hacer antes del gran día

Cuando llega la hora de la verdad, aún queda mucho por hacer y planificar. Al fin y al cabo, hay que poner los puntos sobre las íes.

Dos o tres días antes de la boda, querrás llamar a todos tus proveedores y a los que prestan otros servicios. Aunque hayas pagado los depósitos y estén en tu calendario, siempre querrás confirmar que todo está bien y en marcha.

También querrás asegurarte de que tienen la información correcta, como la dirección del local, lo que van a ofrecer, los números de teléfono de contacto y la hora a la que tienen que estar allí. Repásalo todo dos veces para asegurarte de que todos estáis de acuerdo.

En caso de que algo salga terriblemente mal, asegúrate de contar con un arsenal de reserva. Se trata de panaderías, floristerías, DJ, etc., a los que puedes recurrir en cualquier momento. Con suerte, no tendrás que recurrir a ellos, pero es mucho mejor estar bien preparado que tener que improvisar en el último momento.

Repasa a fondo todas tus listas y calendarios. Comprueba lo que has hecho para asegurarte de que no te falta nada, y asegúrate de que el calendario tiene sentido.

Por último, pero no por ello menos importante, ponte en contacto con los novios la noche anterior. Puede ser un simple mensaje de buena suerte o de felicitación, deseándoles que duerman bien y asegurándoles que lo tienes todo bajo control.

El día del organizador de bodas

Es el gran día, la boda que llevas meses planeando. Tu trabajo el día de la boda como organizadora es hacer de titiritera. Tienes que mover todos los hilos y asegurarte de que todo el mundo hace exactamente lo que se supone que debe hacer. 

Llegue antes que nadie. Tu trabajo es hacer que la experiencia sea lo menos estresante posible para tus clientes y sus invitados. Si surgen problemas, tendrás que resolverlos lo antes posible.

Después de todo, ¿sabías que más del 40% de las parejas califican su gran día de "extremadamente estresante", según un estudio de Zola? Tu trabajo consiste en minimizarlo.

También querrá hacer un control de calidad. ¿Están bien colocadas las flores? ¿Hay algún peligro que el equipo de instalación no haya advertido, como cables o pasillos bloqueados? ¿Tiene todo el aspecto que debería? Para ello, consulta tus notas y pedidos.

Asegúrate de mantenerte en contacto con el lugar de celebración y los proveedores durante todo el día. Con el lugar de celebración, infórmales antes de que llegue nadie de que la comitiva nupcial y los invitados se dirigen hacia allí, sobre todo si la comitiva se retrasa o va a llegar un poco antes.

Además, intenta disfrutar. Habla con la pareja cuando sea necesario, pero por lo demás, date una palmadita en la espalda por otra boda. ¡Bien hecho!

Consejos para coordinadores de bodas recién graduados

Cuando se trata de planificar y coordinar una boda, hay que tener en cuenta muchas cosas. Una cosa que siempre debe buscar es la orientación de aquellos que lo han hecho antes. El Wedding Planner Institute cuenta con innumerables historias de éxito, y están aquí para ayudarte.

Haz que el día transcurra sin contratiempos creando relaciones sólidas con los proveedores.

Andrea King, de Memorable Memories, recuerda a los coordinadores de bodas en ciernes que deben ser únicos y diferentes. Con cinco años en el sector, sabe que destacar es la clave del éxito.

"Céntrate en crear tu propio contenido en las redes sociales y muestra tu propio trabajo", recomienda. Conseguir seguidores es vital para mantener una base de clientes, aunque Andrea admite que las cosas pueden ir lentas de vez en cuando. Sin embargo, es importante no rendirse.

Julie Riley, de Something Bleu Wedding and Event Planning, sugiere buscar un mentor cuando se empieza. No solo aprenderás de un veterano del sector, sino que podrás hacer contactos importantes a través de la red.

Salvo que encuentres a otro coordinador de bodas, podrías conseguir un trabajo o unas prácticas en una floristería de bodas, un lugar de celebración o un servicio de catering. Todos estos servicios formarán parte de tu vida como coordinador de bodas. ¿Qué mejor manera de comprender plenamente lo que implica cada aspecto que experimentarlo por ti mismo?

"Para mí es muy importante tener una buena relación con los proveedores con los que trabajas", añade Andrea. "A menudo los tiempos serán difíciles y puede que tengas ganas de rendirte, pero tener una buena red de apoyo a tu alrededor de propietarios de negocios y vendedores con ideas afines ayuda a mantener las cosas en perspectiva".

Es algo con lo que está de acuerdo Stefanie Thasler, de Lacuna Weddings, en Sydney (Australia). Trabajar en red es muy importante, como también lo es apuntar a las estrellas.

"Salir de la zona de confort es la única forma de crecer y ver el cambio", afirma. "Es desalentador empezar algo nuevo y, en la mayoría de los casos, lo único que se interpone en el camino hacia la grandeza eres tú mismo". 

El día del organizador de bodas requiere flexibilidad

Cuando se trata del día de un organizador de bodas, no existe un enfoque único. Cada boda será diferente, al igual que cada cliente. 

A veces tendrás que ser flexible y otras veces una pareja querrá un paquete sencillo. Sea como sea, una cosa es segura: no hay trabajo como el de coordinador de bodas.

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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