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El éxito de la recepción: Planificar la disposición y las mesas

Cabecera de blog con una mesa de boda en primer plano

Hay muchas partes extraordinariamente divertidas en la planificación de una boda ... y luego hay algunas partes no tan divertidas en la planificación de una boda. La verdad es que el montaje de las mesas de boda puede ser uno de los componentes más complejos y frustrantes de la planificación de una boda. 

La buena noticia es que hemos avanzado mucho. Gracias a los espacios únicos, las diferentes formas de las mesas y la flexibilidad de los planos, organizar las mesas de invitados de tu cliente (y quién se sienta con quién) puede ser más fácil y creativo de lo que nunca imaginaste. 

Lo primero es lo primero: El dónde

Piensa en el lugar de la boda como en un lienzo. Es un espacio en blanco en el que quizá no todo sea posible, pero sí mucho. Reserva tiempo para hablar con el gerente o el asesor del lugar de celebración, porque lo más probable es que ya lo hayan visto todo.

Ven preparado con material visual (es más práctico pasar copias impresas que fotos en el móvil). Así sabrás mejor hacia dónde se inclina tu cliente. Si quieren mesas redondas tradicionales, mesas de banquete de moda, o una mezcla de mesas altas y asientos de bar para una recepción de estilo cóctel.

También querrá tener una idea de cuántos espacios de reunión desea la pareja: ¿un elegante salón de cócteles con sofás? ¿O unos elegantes sillones para sentarse? ¿O unas modernas sillas colgantes para relajarse después de la tarta de bodas? ¿Qué tal una elegante coctelería VIP con iluminación ambiental y cómodos sofás? 

Conozca desde el principio la visión y los objetivos de sus clientes para poder explorar juntos las posibilidades. 

Algunos planteamientos sobre los asientos de Jamie Wolfer, organizadora de bodas en Florida

Danza, danza, danza

Las parejas conocen mejor que nadie a sus familiares, amigos y seres queridos. Saben si son del tipo de gente a la que le gusta lanzarse y dejarlo todo en la pista de baile, o si sus invitados son un poco menos fiesteros y más de salón. Conocer el ambiente de sus invitados puede ayudar a determinar el mejor lugar para colocar la pista de baile. 

En las bodas celebradas en salones de baile, las mesas suelen colocarse en forma de herradura alrededor de la pista de baile. En una boda más discreta, sin embargo, no colocar la pista de baile al frente y en el centro podría funcionar mejor.

Independientemente del número de invitados que hayan respondido "sí" a la invitación, la organización de las mesas de la boda debe empezar por tener en cuenta el tamaño de la pista de baile. Una buena regla general es planificar la pista de baile para dar cabida a la mitad del número total de invitados a la boda en un momento dado. 

Un cálculo rápido sobre la pista de baile:

Para calcular la superficie que necesitarás, toma el número total de invitados, divídelo por dos y multiplícalo por 4,5. Esa fórmula te dará los metros cuadrados que necesita la pista de baile. Esta fórmula te dará los metros cuadrados que necesita la pista de baile. Se trata de una estimación generosa, pero que permite que todo el mundo tenga espacio para bailar.

También querrás planificar un espacio para el entretenimiento junto a la pista de baile. Ten en cuenta que un DJ ocupa mucho menos espacio que un grupo musical. Decide también si alguno de ellos estará elevado. Un grupo de música, por ejemplo, puede tener un escenario (el local puede disponer de él o alquilarlo). Ambas opciones de entretenimiento también necesitarán espacio para altavoces, amplificadores y equipos, así que asegúrate de averiguar cuánto espacio necesitarán. 

La hora del cóctel y el bar

Una mesa decorada en una boda o un gran evento, con copas y decoración blanca.
Asegúrate de haber calculado los desplazamientos del personal en el plan de asientos de tu boda.

¿Has estado alguna vez en una boda en la que has pasado más tiempo haciendo cola en la barra que destrozando la pista de baile? Cuántas barras tiene la recepción y dónde están colocadas es una decisión estratégica. Una colocación inteligente alivia la congestión. 

Algunos locales ofrecen barras rodantes que pueden colocarse en distintas zonas a lo largo de la noche para atender eficazmente a los invitados. Por ejemplo, cuando la fiesta está en su apogeo, se puede colocar una barra a pocos pasos de la pista de baile. 

El primer lugar al que se dirigen muchos invitados cuando llegan a la hora del cóctel es el bar (¡por algo se llama hora del cóctel!). Esto puede crear un pequeño atasco. Para evitarlo, la norma general es un camarero por cada 50 invitados.

Puedes liberar filas -y ocupar menos espacio en el bar- haciendo que el servicio de catering o el local encargue a los camareros que reciban a los invitados con bandejas de vino, cerveza y el cóctel estrella de la pareja.

El personal puede seguir recorriendo la sala con bandejas de estos refrescantes productos durante todo el evento para comodidad de los invitados. Una vez iniciada la recepción, ofrecer una selección de vinos en cada mesa también reduce las colas en la barra.

Otra nueva tendencia en ideas para mesas de boda son los bares móviles y los carritos de bar vintage. Los bares sobre ruedas añaden un poco de extravagancia a su evento, ya que a menudo están en un Insta-worthy. Imagina una Piaggio italiana, una caravana vintage, un autobús Volkswagen, una moto o incluso un remolque de caballos restaurado. Pueden estar llenos de personalidad si les añades flores y elementos de tu diseño.

Cuando se trata de la disposición de las mesas de boda: La disposición lo es todo

Una vez establecidos los metros cuadrados y la ubicación de la pista de baile, es hora de considerar el plano completo. La facilidad de movimiento y la visibilidad de los invitados son fundamentales. Desde un punto de vista operativo, el local puede indicarte las pautas de tráfico habituales. Dónde accederá el personal a la cocina durante el evento, la ubicación de los aseos, etc. Empiece por aquí. 

Como los novios son la atracción principal, tendrás que saber si están pensando en una mesa nupcial o en una mesa principal, también llamada mesa del rey. En la mayoría de las bodas, estas mesas se colocan delante de la pista de baile, ya que todo el mundo quiere tener una buena vista de los brindis, los discursos, el primer baile y otros momentos destacados. 

Los invitados VIP de la pareja deberían ocupar los siguientes mejores asientos de la casa: padres, abuelos, amigos muy íntimos y familiares. A continuación, priorice las necesidades de los invitados con problemas de movilidad. Asegúrate de que la mesa que les asignes les permita un acceso total durante todo el evento.

Afortunadamente, hay muchas opciones y tamaños de mesas para asegurarse de que todos los asientos son buenos. En las mesas redondas caben de ocho a diez personas, en las cuadradas de cuatro a seis y en las rectangulares se pueden alinear filas enteras.

Otra idea es alinear las mesas de banquete en forma de U, estas ideas de mesas de boda que pone a todos en pie de igualdad. Presentar opciones a los clientes les da la oportunidad de ayudar a crear el plano que mejor se adapte a sus invitados. 

No lo olvides: Crear espacio para el movimiento

El espacio entre las mesas debe ser suficiente para que los invitados puedan sentarse y levantarse rápidamente. Así podrán mezclarse y relacionarse cómodamente. Sus clientes deberán tener en cuenta el número total de invitados confirmados. A continuación, empiece a identificar los grupos que se sentarán juntos. Cuando estés en el lugar de la celebración, las aplicaciones de boda más populares te permitirán tener toda esa información vital al alcance de la mano.

Un paseo también es un buen momento para considerar la decoración y los detalles de diseño. Los centros de mesa altos, las flores colgantes y los toldos florales son elementos que llaman la atención, pero también pueden obstaculizar las vistas. Asegúrese de hablar con el lugar de celebración y con el diseñador floral para asegurarse de que la decoración del evento se adapte al plano y no se oponga a él. 

Las aplicaciones de planificación de bodas (como Social Table) también pueden recordarte peticiones y consideraciones especiales. Por ejemplo, los invitados de más edad, a los que probablemente no les guste la música alta, no deberían sentarse justo al lado de la banda o de un altavoz atronador. Los invitados que suelen permanecer sentados y prefieren la conversación a la conga pueden sentarse más lejos de la pista de baile.   

Dulces

Tanto si han elegido una tarta nupcial tradicional, una barra de tartas artesanales (un montaje de mesas nupciales de moda), una mesa vienesa de platos tradicionales familiares para celebrar su cultura, una pared de rosquillas o una suite de postres completa, los novios querrán elegir un espacio para estas delicias de sobremesa, y saber si este espacio será temporal o se ofrecerá durante toda la velada. Por ejemplo, ¿se expondrá la tarta nupcial durante toda la velada o se presentará a bombo y platillo?  

Los postres se pueden presentar de varias formas, por ejemplo, en forma de mini aperitivos para picar. En espacios pequeños, ésta puede ser la mejor solución. Para los postres expuestos, tenga en cuenta cualquier señalización o decoración que pueda ocupar espacio. 

Los postres también son una forma encantadora de que los novios muestren su personalidad, ya sea con una divertida barra de caramelos o cupcakes de confeti, un enorme croquembouche de chocolate, pastelitos y tartas de granja, divertidos postres regionales o vintage, como Moon Pies, o galletas con leche. 

Montaje de Mesas de Boda: Planificar lo mejor

Como en el sector inmobiliario, el montaje de las mesas de boda se reduce a tres cosas importantes: ubicación, ubicación y ubicación. Cada boda tiene su propia personalidad y variedad de elementos. Empezar con un montaje sensato que se adapte a las necesidades de todos los presentes es considerado y permite a la pareja comenzar su unión como buenos anfitriones.

 Mientras estudias para convertirte en organizadora de bodas, aprenderás que la disposición de las mesas es esencial para el éxito de un evento. Con un poco de paciencia y creatividad, puedes estar segura de encontrar la disposición que mejor funcione para todos. 

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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