Cuando se trata del protocolo de una boda en un destino, hay mucho que hacer bien. Listas de comprobación, proveedores internacionales y, además, ser organizador de bodas y agente de viajes a la vez: puede ser mucho. Sin embargo, cuando se trata de crear la boda perfecta, especialmente en el extranjero, hay ciertas cosas que se deben y no se deben hacer que pueden ahorrarle a usted y a sus clientes muchos disgustos.
Tanto si es usted un gurú de las bodas en destino como si es la primera vez, eche un vistazo a nuestras recomendaciones sobre lo que sus clientes deben hacer y lo que realmente deben evitar.
Las 5 cosas que hay que hacer para organizar una boda en un destino turístico
1. Haga una visita de destino.
Tanto si la boda se celebra en la otra punta del país, en el estado vecino o en la otra punta del mundo, tanto tú como la pareja deberíais haber estado allí antes. Hay que saber todo lo posible sobre el destino para planificarlo adecuadamente.
Tus clientes tienen que estar seguros al cien por cien de que es el destino adecuado para su boda. Existe el peligro de tener una visión idílica de una boda, por ejemplo, a orillas del río Sena, en París, y luego, cuando llegan allí, se sienten decepcionados porque los turistas están embobados desde los barcos turísticos.
2. Haga planes de contingencia para el tiempo.
Las islas son destinos muy populares para celebrar bodas, pero cuando se trata de lluvias, tormentas y otros regalos de la madre naturaleza, las cosas pueden volverse inestables. Conocer los patrones meteorológicos locales y las estaciones es vital a la hora de planificar una boda. Asegúrate de que no reservan una boda durante la temporada de huracanes.
3. Diga a sus clientes que hagan de su boda algo personal.
Sus invitados deben conocerles un poco mejor, incluso en las bodas de destino. Los paquetes de hotel estándar pueden ser estupendos para los que se preocupan por el presupuesto, pero los novios pueden hacerlos suyos. Aquí es donde usted y su conocimiento de los proveedores, así como conocer a sus clientes, será muy útil.
4. Ajústate al presupuesto.
Lo más probable es que la mayor parte del presupuesto de la boda de destino se destine a los gastos de viaje, ya sea en avión, barco, hotel o un complejo con todo incluido. Es fácil dejarse llevar por algunos destinos. Así que mantén a tus clientes en el buen camino, sobre todo si esperan que los invitados paguen por su cuenta.
En general, las bodas en destino suelen ser más baratas que las tradicionales, pero eso sólo si la pareja no decide de repente que quiere casarse en un yate en vez de en el muelle.
5. Asegúrese de que los invitados lo sepan con suficiente antelación
La espontaneidad siempre es emocionante, pero no necesariamente cuando se trata de viajes internacionales, especialmente durante una pandemia. Cuando trabajes con tu pareja para planificar su boda en un destino, asegúrate de que tienen la lista de invitados cerrada y lista para salir.
Asegúrate también de que entienden que no todo el mundo va a decir que sí al viaje. Nadie quiere romperle el corazón a la pareja, pero viajar para una boda no es algo que todo el mundo pueda hacer. Deja claro a tus clientes que tienen que dar toda la información posible sobre el lugar, las fechas y lo que se espera de los invitados desde el principio.
Etiqueta en las bodas de destino: ¿Quién paga qué en una boda?
En este sentido, a nadie le gusta hablar de dinero. Incluso cuando creas una lista de control presupuestario para tus clientes, siempre es un asunto incómodo. Sin embargo, es muy importante, sobre todo cuando se trata de viajes.
Las bodas en destino suelen ser más sencillas y cuestan menos que las bodas tradicionales; sin embargo, eso depende de si la pareja corre o no con los gastos del viaje (no es obligatorio). Cuando hables de esto con tus clientes, asegúrate de que están de acuerdo, porque no es un gasto insignificante.
En la mayoría de los casos, la pareja corre con los gastos de las habitaciones de hotel de los invitados. Suelen ofrecerse descuentos para grupos, que pueden compensar una factura que, de otro modo, sería elevada. Anímales a reservar un bloque de habitaciones en un hotel o incluso en dos. Esto último puede ser una buena opción si los novios desean algo de intimidad después de la boda y no quieren cruzarse constantemente con sus amigos en la piscina.
La generosidad se traduce en más huéspedes
Si la pareja tiene capacidad económica, ofrecerse a pagar los vuelos permitirá que muchas más personas acudan a la propia boda. En realidad, depende de lo que quieran los clientes. ¿Quieren que estén todos los invitados de su lista? Puede que tengan que hacer un esfuerzo económico para conseguirlo.
¿Esperan secretamente que la mitad de su lista de invitados no pueda hacer el viaje a la República Dominicana, pero se sienten mal por no haberlos invitado al menos? Decir a los invitados que los vuelos corren de su cuenta es una forma segura de conseguir ese resultado.
Las 5 cosas que no hay que hacer al planear una boda en un destino turístico
1. No dejes a los invitados en la estacada.
Si la pareja va a dejar que los invitados se las apañen solos para llegar al lugar de la boda, sugiéreles que alquilen un coche o un autobús si es necesario. No todo el mundo es muy viajero y puede que algunos tengan poca experiencia, hasta el punto de sentir ansiedad.
Que sea el gran día de la pareja no significa que todos los demás sean de segunda clase. Asegúrate de que los invitados son atendidos desde su llegada hasta su partida.
2. No dejes que la novia facture su vestido como equipaje
Diles a tus novias que lleven siempre su vestido cuando viajen para una boda de destino. Existe un gran riesgo de que pierdan su vestido perfecto en el equipaje facturado. Si lo llevan encima, pueden tenerlo en la mano en todo momento y estar seguras de que está a salvo y listo para el gran día.
3. No te olvides del fotógrafo
Aunque hay muchos gastos asociados a las bodas, tener un fotógrafo sólo para la ceremonia es un gran no. Anime a sus clientes a asegurarse cobertura fotográfica durante todo el viaje. Algunos de los mejores momentos serán espontáneos y pueden producirse al final de la boda o incluso el día anterior.
Las bodas en destino suelen durar varios días, así que ¿por qué iban a tener un fotógrafo sólo para uno de ellos? No querrán perderse esos momentos que no tienen precio.
4. No escatime en detalles
Aunque sí, las bodas en destinos suelen ser asuntos más sencillos, no querrá ofrecer a sus clientes una celebración beige. Es fácil pensar que a nadie le importan los centros de mesa o el altar en la playa, pero estos elementos visuales pueden ser importantes. La arpillera no dice nada a la gente sobre una historia de amor, ni siquiera en Italia.
5. No seas ambiguo sobre el código de vestimenta.
Sus clientes tienen una visión para su boda de destino, ¿verdad? Anímales a establecer algunas pautas, ya que esto les ayudará a tener el evento que desean y evitará que los invitados se estresen entre vestidos hasta el suelo con tacones y vestidos de verano de algodón con chanclas. Los tacones son terribles sobre la arena.
Disfrute de la experiencia siguiendo el protocolo de las bodas en destino
Las bodas en destino y su organización son una experiencia única. No solo podrás ayudar a una pareja a celebrar su amor, sino que también tendrás la oportunidad de salirte de lo convencional y dar rienda suelta a tu creatividad y tus habilidades.
Intenta tranquilizar a tus clientes diciéndoles que, aunque algo vaya mal o surja algún contratiempo, su boda en el destino merece la pena. Todo puede preverse, para eso están los kits de emergencia. Además, cualquiera que viaje para celebrar la boda de los novios les quiere de verdad, y ¿no es de eso de lo que se trata?
Hay muchas cosas de las que preocuparse, seguro, pero quizá puedas preocuparte de ellas con un margarita en la mano.
