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Trabajar con proveedores de bodas en destino de todo el mundo

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Cuando se trata de planificar bodas en todo el mundo, hay un sinfín de cosas que planificar, reservar y poner en marcha. Una de las más importantes, desde el punto de vista de la planificación de una boda, son los proveedores del destino.

Si vives en Nueva York pero tu cliente quiere casarse en Jamaica, no puedes utilizar a tus proveedores de Manhattan, ¿verdad? No, tienes que saber cómo encontrar y trabajar con proveedores para cada paquete de boda de destino que ofrezcas.

Las bodas en un destino tienen muchas ventajas con respecto a las bodas nacionales tradicionales. Pero también hay que tener en cuenta un montón de cosas nuevas. Tanto si se trata de encontrar un florista local como de ultimar los detalles de un lujoso paquete de bodas en un hotel, hay que ser muy listo con los proveedores.

Cómo encontrar proveedores para bodas en destinos específicos

Lo primero que hay que averiguar es cómo encontrar proveedores en el extranjero. Cómo va a encontrar proveedores en los países y lugares donde ofrece bodas de destino. Para mantener la cordura, vaya lugar por lugar. De este modo, no se abrumará investigando e intentando establecer contactos. Podrá centrarse realmente en encontrar a las mejores personas con las que hacer negocios.

Mientras que algunos organizadores de bodas pueden estar dispuestos a compartir sus propios proveedores, lo más probable es que usted comience con una pizarra limpia al buscar proveedores en todo el mundo. Empieza por buscar proveedores de la zona y compara las opiniones de las parejas. 

Las redes sociales también son una buena forma de averiguar qué proveedores de bodas en destino son los mejores. Si una pastelería pone tiempo y esfuerzo en su juego de Instagram y destaca un montón de pasteles de boda, eso es una gran pista. Puede buscar a través de hashtag, por ejemplo #CostaRicaWeddingCake o incluso sólo #CostaRicaWedding para empezar.

Buscar paquetes de bodas en un destino es también una buena manera de encontrar un montón de proveedores. A menudo, los proveedores se asocian con paquetes específicos. Esto te da una pista sobre quién es de confianza y tiene una gran reputación en la zona.

Si no sabes buscar en Google, hay una forma más fácil de encontrar proveedores de bodas en el destino.

Consejos para elegir proveedores de bodas en un destino a distancia del podcast Destination I Do

Recurrir a los proveedores de los lugares donde se celebran las bodas de destino

lugar de la boda de destino, columnas blancas, sillas blancas, bosque verde
Pida a su lugar de celebración que le ponga en contacto con proveedores establecidos

Lo más probable es que si sus clientes desean una boda en un destino, es muy posible que lo hagan en un complejo turístico o en un hotel.

Estos lugares suelen tener una lista de proveedores con los que trabajan en exclusiva. Lo bueno es que todo esto ya estará contemplado en el contrato. Como organizadora de bodas, es una cosa menos en tu lista de "cosas por hacer".

La otra cara de la moneda es que no tendrás ningún control sobre estos proveedores. No podrás investigarlos personalmente, sobre todo si nunca antes has trabajado con ellos o con el lugar de celebración. Aunque es poco probable que se produzca un desastre, ya que los paquetes de boda en hoteles no suelen dar problemas, siempre existe un riesgo.

A veces, los lugares de celebración ofrecen una selección de proveedores. Esto te permitirá opinar un poco más a la hora de recomendar algo a tus clientes. Siempre es bueno poder elegir. Puede que el estilo de un proveedor no se ajuste a lo que la pareja desea, pero otro de la lista puede ser el adecuado. Asegúrate de preguntar en el lugar de celebración si hay varios proveedores entre los que elegir o si ya está todo decidido.

Dedique tiempo a conocer a sus proveedores en el extranjero

Ya nos ha oído: es hora de hacer las maletas. Aunque la pandemia ha hecho florecer los programas de videochat y ha conectado al mundo de muchas maneras, sigue sin haber nada como conocer a alguien cara a cara. No sólo le conocerás mejor como persona, sino que, si hay alguna vibración de boceto, es infinitamente más fácil captarla en persona.

Una vez que conozca realmente a los proveedores en los destinos que planifica para los clientes, empezará con una relación enriquecida. Como se ha tomado la molestia de estar físicamente allí, sabrán que se toma en serio su asociación comercial. Le sorprenderán las ventajas que le ofrezcan o los descuentos que le ofrezcan por haber hecho un esfuerzo adicional.

Además, cuando vaya físicamente a los lugares, no sólo estará en camino de convertirse en un gurú de las bodas de destino, sino que tendrá una mejor idea de lo que estos lugares pueden ofrecer a sus parejas. Quién sabe lo que encontrará en su camino de ida y vuelta.

No olvide las barreras lingüísticas

Necesitará algo más que un conocimiento básico del idioma para realizar transacciones comerciales.

No todo el mundo habla inglés. Incluso cuando se trata de bodas, existe la posibilidad de que no se hable mucho inglés. Tendrás que planificar un poco más para asegurarte de que la boda transcurre sin contratiempos, independientemente de quién hable.

¿La boda se celebra en un país donde se habla otro idioma? Asegúrate de contar con un traductor de confianza como parte del equipo de tu boda en destino. Serán un valioso recurso de conocimiento, podrán facilitar la comunicación mucho mejor que Google Translate.

Siempre hay traductores disponibles para contratar. Busque traductores en las bases de datos en línea de su destino y compruebe las tarifas por día frente a las tarifas por hora. ¿Los necesita in situ? Ese es un coste muy diferente al de que revisen los documentos por usted.

Al día con la normativa COVID-19

Sin tener en cuenta todo lo demás que hay que gestionar, la cara siempre cambiante de la pandemia de COVID-19 afectará sin duda a tus proveedores en el extranjero y a las bodas de tus clientes. Las cosas pueden cambiar a diario y, aunque eso es, naturalmente, extremadamente estresante, mantenerse actualizado y centrado es clave.

Ciertos lugares, especialmente en diferentes países, van a tener reglas diferentes. Si los clientes quieren casarse en una isla del Caribe, asegúrate de saber qué se exige a los viajeros internacionales. ¿Se trata simplemente de una prueba de vacunación, o necesitan tener un resultado negativo en la prueba COVID-19 en las últimas 72 horas?

¿Hay un periodo de cuarentena obligatorio? Si lo hay y es de dos semanas, hay que preguntar a las parejas cuántas personas creen que van a pasar por eso sólo para asistir a su boda. Son preguntas difíciles de hacer, pero es imprescindible que las parejas que quieran casarse en el extranjero conozcan los protocolos.

Aunque puede suponer un gasto añadido, contar con un coordinador COVID-19 puede ser la mejor conexión que puedas hacer en estos momentos. Su trabajo consistirá en mantenerte al día sobre la normativa, los cambios en las normas sobre aglomeraciones, el distanciamiento social y todo lo relacionado con la pandemia. 

Aunque contar con un coordinador nacional puede facilitar la comunicación, tener a alguien sobre el terreno en el lugar donde sus clientes planean casarse le resultará más útil.

Recuerde presupuestar bien su tiempo (y su dinero)

Planificar una boda en un destino y contratar a todos los proveedores puede ser un proceso tedioso. Hay que tener en cuenta las zonas horarias y los tipos de cambio. Además, ¿cuál es la facilidad de comunicación cuando estás investigando y buscando hacer contratos con proveedores locales?

Asuma que las cosas llevarán más tiempo en las bodas en el destino, especialmente si las zonas horarias están separadas por más de unas pocas horas. Puede suponer una gran diferencia a la hora de hacer negocios. Lo que normalmente llevaría un día laborable puede llevar dos o tres.

Si puede, utilice la videollamada siempre que sea posible. No confíes en el correo electrónico. Esperarás más tiempo a que te contesten. Además, las idas y venidas pueden hacerte perder un tiempo que necesitas desesperadamente para zanjar el asunto.

El tipo de cambio es especialmente importante. El presupuesto que le han dado sus clientes puede permitirse un determinado calibre de decoración y comodidades en un país, pero no en otro. Las divisas también fluctúan, por lo que conviene mantener a las parejas al corriente de cualquier cambio importante. 

A la hora de pagar en otras divisas, hazlo siempre en la moneda local. No utilices una tarjeta y elijas la opción de dólares. No sólo el tipo de cambio no será tan bueno, sino que probablemente te cobrarán una comisión de conversión más las tasas internacionales.

Proveedores para bodas en destino - You've Got This

Las bodas en un destino son emocionantes, diferentes e increíblemente memorables. Contar con los proveedores adecuados que contribuyan a esa experiencia es crucial. 

Con estos consejos y tus conocimientos, no tendrás de qué preocuparte.

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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