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Guía del organizador de bodas para elaborar un presupuesto

Cabecera para presupuestos de boda: guía para planificadores

Elaborar el presupuesto de una pareja que está a punto de casarse es una tarea desalentadora pero vital. Como organizador de bodas, crear un desglose del presupuesto de la boda es el primer paso para ayudar a una pareja en su viaje matrimonial. 

Las bodas pueden ser de bajo presupuesto y de bricolaje, o pueden ser eventos extravagantes que cuestan seis cifras o más. Todo depende de quién se case. El dinero es un tema delicado, pero ser franco sobre los costes y medir las expectativas hará que la planificación sea mucho más manejable.

¿Por dónde empezar? Hay mucho que tener en cuenta, pero aquí tienes una guía que te ayudará a empezar. Piensa en ella como una lista de control del presupuesto de planificación de la boda.

Priorizar el desglose del presupuesto de la boda

Uno de los mayores retos es encontrar el equilibrio entre las prioridades de ambas partes. Puede que la novia esté más centrada en el lugar y el novio en la banda y el bar. 

La mejor manera de hacerlo es preguntar a cada persona por separado cuáles son sus tres prioridades presupuestarias. Si alguna coincide, ¡genial! Si algunas son lo bastante parecidas como para combinarlas, como el deseo de barra libre y un servicio de cena tipo bufé para que los invitados puedan relajarse, aún mejor. 

Sin embargo, si están a leguas de distancia, empezará el arte de la negociación. Como organizador, debes asegurarte de que el desglose del presupuesto de la boda tenga sentido. También es tu trabajo asegurarte de que la pareja consiga tantas cosas de su lista de deseos como sea posible dentro del presupuesto.

Es un trabajo duro, pero puedes hacerlo.

No tengas miedo de recurrir a recursos externos, como expertos del sector como los responsables del podcast Weddings on a Budget.


Los Anillos

Alianzas de plata colocadas sobre una gran flor rosa
Las viejas reglas del presupuesto para anillos se han acabado.

¿Plata? ¿Oro? ¿Diamantes? Pregunte a sus clientes qué quieren hacer con los anillos. Si van a transformar el anillo de compromiso en una alianza, lo más probable es que les cueste menos que comprar un anillo completamente nuevo.

Si van a querer alianzas a medida, asegúrate de que sepan cuánto costará ese tipo de trabajo. No para disuadirles, sino para informarles.

El vestido y el traje del novio

Uno de los elementos más importantes es, por supuesto, el vestido que lucirá la feliz pareja. Hay muchas novias que prefieren llevar un vestido heredado, confeccionar el suyo propio o llevar uno que haya pertenecido a la familia.

Luego están las novias que no pueden imaginar gastarse menos de 5.000 dólares en su nuevo vestido. Todo depende de lo que quieran y de cómo quieran lucir ese día. Sin embargo, ten en cuenta que muchas veces las novias pueden gastar más de la cuenta en el vestido, así que intenta tenerlo en cuenta en el presupuesto.

Los esmóquines son mucho más baratos, pero aun así, dependerá de cómo quiera ir el novio. No olvides incluir en el presupuesto espacio para las damas de honor y los padrinos, o alguna variante, si no van a comprar sus propios trajes.

Servicios de belleza

Si no van a peinarse, maquillarse, hacerse las uñas y cualquier otro régimen de belleza que deseen para sí mismas, dales un abanico de opciones de estilistas. Muchos artistas se especializan en maquillaje y peluquería de bodas.

Una de las tendencias más populares en las bodas son los días de spa o los tratamientos faciales y masajes antes de prepararse para la ceremonia.

Papelería

Marcapáginas expuestos como parte de una boda
El desglose del presupuesto de la boda también incluye el presupuesto de papelería.

Desglosar todo el papeleo necesario suele ser sorprendente. No solo están las tarjetas de "save the date", sino también las propias invitaciones, el programa, las placas identificativas, las tarjetas del menú y los detalles de la boda. 

Dependiendo del número de artículos que desee la pareja, todo se acumula rápidamente.

Lugar de la boda y del banquete

Este es otro punto importante en el desglose del presupuesto de tu boda. El lugar es importante. ¿Van a casarse en una iglesia o en el campo? ¿Quieren alquilar un club de campo o celebrar una boda de destino? ¿O van a celebrar una ceremonia pequeña e íntima en el juzgado o incluso en casa?

El lugar donde deciden casarse es un gasto importante. El lugar que elijan para la fiesta posterior suele ser el mayor. Alquilar un granero o un salón comunitario costará menos que el salón de baile de un hotel, pero ¿es eso lo que quieren? 

Se trata de un aspecto importante en el que hay que gestionar las expectativas y asegurarse de que los clientes entienden que el lugar de sus sueños puede no ser factible. Y si no es en el mismo sitio, habrá que trabajar con otro presupuesto.

Transporte para el cortejo nupcial y los invitados

Si la recepción se celebra en un lugar distinto al de la ceremonia, la cuestión de cómo llegarán los invitados de un lugar a otro se convierte en un asunto importante. Si es necesario trasladar a la gente de un lugar a otro, hay que tener en cuenta el alquiler de autobuses o furgonetas.

¿Cómo llegarán los invitados a la ceremonia? Si quieren alquilar una limusina, tendrán que pagar bastante más que si alquilan una furgoneta o conducen ellos mismos.

Fotografía y Videografía

Capturar su día especial es algo que toda pareja desea. Tanto si se trata de fotos espontáneas como de una representación cinematográfica de su boda, saber qué tipo de cobertura desean es fundamental para saber cuánto costará.

Los fotógrafos y videógrafos de bodas son especialistas, y eso conlleva un precio más elevado y también una mayor calidad. Tal vez no quieran algo lujoso y prefieran un fotomatón o que cada invitado tenga una cámara desechable o una Polaroid con la que crear recuerdos.

Flores

Si el plan es una boda más amplia, los arreglos florales pueden costar bastante dinero.pueden costar un ojo de la cara. En cambio, las bodas más pequeñas e íntimas, con un ramo y algunos banderines, resultan relativamente baratas.

Hay muchas tendencias florales únicas para las bodas en este momento, así que asegúrate de mantener a tus clientes al día sobre ellas. Puede que les interesen las flores secas en lugar de las frescas, que les costarán mucho menos.

La tarta

Es poco probable que la tarta esté incluida en la factura del catering. Las tartas pueden llegar a ser extravagantes e increíblemente caras, sobre todo si se trata de tartas especialmente esculpidas o con restricciones dietéticas. Ten a mano algunos pasteleros de confianza para sugerir a tus clientes si aún no tienen a nadie en mente.

Asegúrate también de que conocen las distintas opciones. Las magdalenas de boda siguen siendo una opción muy popular, al igual que las tartas para el novio. Quizá los novios no sean aficionados a las tartas y prefieran brownies o pasteles de boda. Una nueva opción para la lista de control del presupuesto de tu boda.

Catering

Esta es siempre la mayor sorpresa. El catering es caro, casi la mitad del presupuesto de la boda. Aquí es donde entra en juego conocer el presupuesto de tus clientes. ¿Cuánto están dispuestos a gastar en comida?

Lo más importante que hay que preguntar es qué tipo de servicio de comida quieren y qué tipo de servicio de bebidas. ¿Buffet o cena? Ahí hay una gran diferencia. Si va a ser una boda seca, eso permitirá que haya más espacio en el presupuesto para otras cosas. 

Si quieren barra libre no sólo de vino, sino también de licores, tienen que saber que les va a costar bastante más. ¿Te parece bien sólo vino y cerveza? ¿Quieres barra libre? A pesar de que algunos invitados puedan quejarse, es un gran ahorro de dinero. 

Todas estas son variables fundamentales que hay que tener en cuenta, y tendrás que guiarles con cifras que reflejen la realidad del coste.

Contingencia presupuestaria

Siempre habrá gastos imprevistos. No es que quieras infundir miedo a los novios, pero es muy importante asegurarse de que tienen un margen de seguridad. Incluye imprevistos en el presupuesto original de la boda.

¿Han previsto propinas para los camareros y el personal de limpieza? ¿Qué pasa si cambian de opinión sobre la elección del vino en el último momento y la nueva opción cuesta 5 dólares por botella? 

La cuantía del fondo para imprevistos que necesiten dependerá de su presupuesto general y de su personalidad como pareja. personalidad como pareja. Como organizador de bodas, tienes la oportunidad de conocer a tus clientes en un momento muy vulnerable y emocionante de su vida. Es probable que los conozcas bastante bien antes de la boda.

¿Son de los que cambian de opinión a la primera de cambio? ¿O son excepcionalmente conservadores desde el punto de vista financiero y cuentan cada céntimo? Hay muchos factores que sopesar, pero tener al menos una pequeña reserva de dinero para "por si acaso" es algo que realmente deberías sugerir.

El desglose del presupuesto de la boda también te incluye a ti: ¡el organizador de la boda!

No te olvides de ti mismo. Por algo te han buscado, y tu experiencia es un activo valioso. Asegúrate de ser abierto y honesto con tus honorarios no sólo dará a la pareja la información que necesita, sino que ayudará a equilibrar el presupuesto.

Esperamos que esta lista de control del presupuesto de la boda te haya ayudado a calibrar lo que tienes que hacer. Crear un presupuesto es vital para el éxito de una boda y para tu carrera como organizador de bodas.

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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