Cuando se trata de organizar una boda, siempre se siente una sensación de alivio una vez que el acontecimiento ha terminado. La ceremonia ha terminado, el banquete ha concluido y la libertad se vislumbra en el horizonte. Sin embargo, tu trabajo como organizadora de bodas aún no ha terminado. Deberás asegurarte de que tienes todo marcado en tu lista de comprobación postboda, desde una revisión después de la boda hasta la donación de objetos innecesarios.
Puede parecer una lista interminable de cosas que hacer, pero todo es cuestión de organizarse y asegurarse de que todo queda bien envuelto. Una vez terminada la boda, ¿qué hay que hacer? A continuación te ofrecemos la lista de tareas para después de la boda.
1. Enviar notas de agradecimiento
Naturalmente, querrás enviar una nota de agradecimiento a la feliz pareja, felicitándoles por su boda. Pero después, asegúrate de dar las gracias a todos tus proveedores y contactos.
Mostrar agradecimiento a todos los implicados no sólo es una muestra de cortesía, sino que la gente lo recordará.
Al fin y al cabo, la primera impresión es importante, pero también lo es la última. Si la impresión final es buena, lo más probable es que no sea la última.
2. Seguimiento de los proveedores
Del mismo modo, asegúrate de hacer un seguimiento de los proveedores. Piensa en ello como una revisión después de la boda para ambos.
Asegúrate de darles las gracias por trabajar contigo, pero también saca a relucir cualquier problema que hayan tenido. También es un buen momento para mencionar que tienes otras bodas próximamente y que quieres volver a trabajar con ellos.
¿Un agradecimiento y una nueva reserva? Así se hace.
3. Solicitar una revisión después de la boda
Tanto si se trata de una boda tradicional como de un evento improvisado o de tres días de duración, siempre querrás saber qué hiciste bien en la planificación y qué no salió tan bien. Al fin y al cabo, ¿cómo puedes mejorar si no sabes en qué?
Hay varias formas de solicitar una revisión. Puede hacerlo en privado por correo electrónico. Incluso puede adjuntarla a su mensaje de agradecimiento. Al final, pídales que le cuenten su experiencia. Puede dejarlo abierto o proporcionar un enlace a una encuesta segura. De este modo, los resultados te pertenecen a ti y sólo a ti.
Otra opción es enlazar a los clientes a tu página de reseñas de Google, Facebook u otra plataforma. Esto será público y todo el mundo podrá verlo, pero si confías en tu negocio y en su experiencia, no hay de qué preocuparse.
Las reseñas ayudan enormemente. Que el boca a boca sea tu estrategia de marketing no es una mala estrategia, y sin duda es una que deberías incluir en tu plan de negocio. Es más probable que la gente se fíe más de las recomendaciones de sus amigos que de un sinfín de reseñas en Internet. Si una pareja tiene un testimonio maravilloso, pídele que lo comparta en tu sitio web y en las redes sociales.
3. Hablar de lo que salió mal
En el sector de la organización de bodas hay que normalizar que se cometan errores y que las cosas salgan mal. No lo veas como un fracaso, sino como una experiencia de aprendizaje. Siempre hay algo que sale mal; es inevitable. Sin embargo, puedes aprovechar esos momentos y convertirlos en proactividad para la próxima vez.
Repasa lo que sucedió el día de la boda y los problemas que encontraste durante el trayecto. Cada boda es una oportunidad para aprender no solo sobre ti mismo y tus propias habilidades, sino también sobre el sector en su conjunto.
Si ha habido problemas con los proveedores, hable de ellos, sobre todo si tiene interés en volver a trabajar con ellos. La comunicación abierta es la clave de un buen negocio y de una buena relación con las personas con las que trabajas. Pueden ser conversaciones difíciles, pero serás una organizadora de bodas más fuerte e inteligente por haberlas tenido.
4. Ajustar los procedimientos si es necesario
Una de las mayores habilidades de un organizador de bodas es la capacidad de improvisar y adaptarse. Es mucho mejor ser flexible en tu trabajo que estricto. No solo te ahorrará mucho estrés, sino que hará que cambiar la forma de hacer las cosas sea mucho más fácil.
Si después de la revisión de la boda, determinas que algo no funciona, cámbialo. Y ya está. Es muy sencillo. Además, si tuviste que utilizar tu kit de emergencia en el gran día, toma nota de lo que tuviste que utilizar y por qué. De este modo, no sólo podrás reponerlo fácilmente, sino que podrás ser consciente de la frecuencia con que se producen determinadas emergencias y por qué. Si se repiten con frecuencia, quizá tengas que ajustar tu forma de hacer y organizar algunas cosas para evitar la situación en el futuro.
5. Devolver las cosas a su sitio
Esta es una parte bastante aburrida, pero muy necesaria. Lo más probable es que, durante el proceso de planificación de la boda, hayas alquilado o coordinado el préstamo de diversos artículos. Pueden ser de todo, desde carpas a sillas, pasando por candelabros y fotomatones.
Sea lo que sea, una vez terminada la boda, comienza el proceso de devolver todo a su sitio. Es un proceso arduo, pero es algo que sin duda tienes que marcar en tu lista de verificación postboda.
Compruebe dos y tres veces las facturas y el inventario para asegurarse de que todo vuelve a su lugar de origen. Haz un seguimiento con proveedores y vendedores para asegurarte de que todo está contabilizado hasta el último servilletero.
4. Objetos perdidos: Cómo localizar los objetos de los huéspedes
No es raro que los novios se dejen objetos en sus suites mientras se preparan. Los invitados también suelen dejárselos. Al final de la recepción, asegúrate de recoger los objetos en una caja de objetos perdidos o en algún tipo de contenedor.
Una vez que el local haya sido barrido y sometido a una buena revisión de idiotas, haz una lista de los objetos y sácales fotos. Puedes enviar la lista y las pruebas a los clientes al día siguiente, haciéndoles saber qué objetos tienes y la mejor manera de hacérselos llegar a sus respectivos dueños.
5. Donar artículos sobrantes
Las bodas suelen ser fiestas de excesos en un sentido u otro. Si sobran cosas, saber cuál es la mejor manera de deshacerse de ellas es clave. A veces ni siquiera es deshacerse de ellos, sino donarlos.
Existen numerosas organizaciones benéficas que aceptan los artículos sobrantes de la boda para ayudar a los menos afortunados a tener la boda de sus sueños. Inicia una relación con organizaciones como Wish Upon a Wedding y otras organizaciones sin ánimo de lucro que convierten tus extras en los sueños de otra persona.
Los invitados también pueden ser otra vía para donar artículos. Algunos clientes pueden estar más abiertos a donar que otros, así que asegúrate de haber tenido una conversación franca con ellos sobre qué hacer con lo que sobre.
Florales
Las parejas nunca podrán conservar todas las flores de su boda. No es posible. En muchas bodas, los invitados se llevan flores de más a casa. Pueden ser recuerdos o, en realidad, simplemente aprovechar algunas flores bonitas.
Otras opciones son organizar el secado o prensado de las flores para la pareja. Muchas floristerías también colaboran con organizaciones benéficas, así que comprueba si ya existe algún método de donación.
Alimentación
Con la cantidad de gente que pasa hambre en el mundo, organizar la comida sobrante para destinarla a los necesitados es una forma maravillosa de devolver y limpiar. Los bancos de alimentos locales son una buena manera de empezar. Cada uno tendrá sus propias normas y reglamentos en función de su ubicación, pero tener una relación con ellos desde el principio agilizará el proceso.
Second Harvest es una organización sin ánimo de lucro de Ontario que distribuye los alimentos sobrantes de las empresas a quienes más los necesitan y es sólo un ejemplo de las muchas oportunidades que existen.
6. Ayuda para la luna de miel
Algunas parejas no acaban contigo cuando termina la boda. Si quieren que te encargues de la planificación de la luna de miel, aún tienes trabajo que hacer. Aunque la mayor parte ya esté planeada, aún tendrás que asegurarte de que la luna de miel transcurra sin contratiempos.
Esto significa comprobar en el hotel que todo va bien, asegurarse de que cualquier excursión o reserva que haya hecho sigue en pie y de que, en general, se lo están pasando de maravilla.
No les molestes durante la luna de miel, pero es una buena idea pasar a verles al principio y al final para ponerles al día. Por lo demás, si necesitan algo se pondrán en contacto contigo, así que déjalos solos.
7. Cierre los archivos de cliente
Si has creado el sitio web de la boda, los registros y otros medios, es hora de cerrarlo todo. Da a los clientes un periodo de gracia de al menos 30 días antes de borrar todo. De este modo, los que se hayan retrasado en la entrega de regalos podrán seguir accediendo al registro y, si los novios quieren conservar algo del sitio web, tendrán la oportunidad de hacerlo.
Si eres lo suficientemente experto en tecnología, puedes exportar su sitio web como recuerdo. Si no, muchos servicios de alojamiento disponen de soporte técnico que puede hacerlo por ti. También puedes imprimir las páginas web en PDF y ofrecerlas como recuerdo. Puede parecer poca cosa, pero puede significar mucho. Al fin y al cabo, fue parte de su gran día.
Cómo cerrar el evento: Lista de comprobación para después de la boda
Lo que tengas que hacer después de una boda dependerá, por supuesto, de la boda en sí. Sin embargo, las tareas básicas de revisión después de la boda se han esbozado anteriormente. Cada una de las seis tareas es un buen punto de partida para elaborar tu propia lista de comprobación postboda personalizada.
Recuerda que, una vez terminada una boda, es hora de empezar la siguiente.
