Aunque la organización y la paciencia son cruciales para tu éxito como organizador de bodas, nada de eso te será útil si no dominas el arte de la gestión eficaz del tiempo. Las habilidades de gestión del tiempo son los héroes anónimos del sector de las bodas.
Ahora más que nunca, la moneda social más deseable es el tiempo, y saber utilizarlo sabiamente. Por eso, la gestión del tiempo es fundamental en todas las facetas de la organización de una boda.
¿Necesita algunas ideas para poner orden en su agenda? Estamos aquí para ayudarle.
15 técnicas de gestión del tiempo para coordinadores de bodas
Basándonos en nuestra propia experiencia, aquí tienes 15 consejos que te ayudarán a mantener el ritmo, incluso en el caos de la temporada alta de bodas.
1. Crear un programa
Crear un horario parece obvio, pero es la forma en que lo hagas lo que te ayudará a utilizar tu tiempo de forma eficaz y a cumplir tu lista de tareas diarias.
Piensa en esto como si fuera el horario de gestión del tiempo de tu organizador de bodas personalizado.
En primer lugar, conócete a ti mismo. Si trabajas mejor con herramientas analógicas, como un calendario que te quepa en el bolso, post-its de colores para recordatorios o un cuaderno al que has apodado "La Biblia", quédate con las copias impresas.
Establezca hábitos regulares en días concretos. Por ejemplo, los lunes puede ser el día en que te reúnas con las parejas. Ese día te pondrás al día de las tareas de la boda que han realizado durante el fin de semana. Los martes por la mañana puedes dedicarte a hablar con los proveedores. Los martes te aseguras de que todos los detalles que has discutido en nombre de tus clientes siguen adelante.
Si tu vida está totalmente digitalizada y tienes una aplicación para casi todo, hay numerosos recursos en línea a tu alcance.
RescueTime es una aplicación dedicada a la gestión del tiempo que puede ayudarte a identificar las áreas de tu vida que son "chupones de tiempo" improductivos. La aplicación puede bloquear los sitios que más afectan negativamente a tu concentración. Un "objetivo de trabajo" diario te ayuda a mantener el rumbo e ignorar el desorden.
Trello es una de las herramientas online más populares para organizar tu trabajo. Gestiona proyectos, organiza tareas y sigue tu progreso. Si tienes un equipo, todo esto se puede compartir y delegar tareas. Haz que todo el mundo se ponga de acuerdo sobre lo que está hecho y lo que queda pendiente.
2. Aprender a delegar
Que puedas hacer "todas las cosas" no significa que debas hacerlo. Los estudios demuestran que las mujeres, en particular, asumen una cantidad desproporcionada de trabajo en la oficina. Aunque seas empresaria individual, da un paso atrás para ver qué tareas realmente quieres asumir y gestionar de principio a fin.
Cuando asistas a eventos relacionados con bodas, entabla relaciones con tus colegas de la empresa para crear y ganarte su confianza. Trabajar en armonía y dividir las tareas te permitirá concentrarte en aquello para lo que has sido contratado.
Delegar también da poder a los demás. Si tienes un ayudante o incluso un asistente para el día de la boda, explícales con antelación sus obligaciones y tus expectativas. Las líneas abiertas de comunicación son imprescindibles en la organización de bodas.
3. Deja de hacer varias cosas a la vez y empieza a acumular hábitos
La multitarea, el arte de hacer varias cosas a la vez, suena productivo pero, en realidad, es tu concentración dividida. Además, muchas tareas requieren tu total concentración, entre ellas facturar y actualizar tu contabilidad.
El apilamiento de hábitos es el arte de crear rutinas sencillas y convertirlas en rituales, o hábitos, que realizas a diario con la ayuda de una lista de comprobación. Al seguir un orden repetitivo, ahorras tiempo y reduces las distracciones: el objetivo de dominar las habilidades de gestión del tiempo.
Por ejemplo, si las actualizaciones de las redes sociales son esenciales para el crecimiento de tu negocio, utiliza un planificador mensual y "acumula" el disfrute de tu café matutino con 10 minutos dedicados a publicar y atraer a tu audiencia. Crear estos hábitos convierte tus tareas en algo natural.
4. Establecer plazos autoimpuestos
Como organizadores de bodas, cuando otros proveedores y colegas fijan una fecha límite para finalizar el recuento de invitados o el pago total de un saldo, solemos atenernos a ella. Entonces, ¿por qué no hacemos lo mismo con nosotros mismos?
El desarrollo de un calendario eficaz de gestión del tiempo identifica cuánto tiempo le llevan sus rituales -sus tareas diarias, semanales o mensuales-.
Si llevas la contabilidad y la facturación mensualmente, deberías tener una buena idea de si ese proceso te lleva unas horas o medio día. Crea plazos realistas para tus tareas habituales y respétalos como harías con cualquier cliente.
5. Establecer objetivos específicos
El error que puede cometer la gente a la hora de fijar objetivos es identificar lo que quiere conseguir sin los pasos necesarios para lograrlo.
Si su objetivo es aumentar el número de seguidores en las redes sociales de su empresa de organización de bodas, se preparará para el éxito si echa un vistazo a los datos existentes para identificar su tasa de crecimiento actual y, a continuación, establece un objetivo razonable.
A continuación, prioriza tus objetivos y comprométete a cumplirlos.
Por último, toma nota de lo que te hace avanzar hacia su consecución o de lo que te frena. Estos pasos pueden ser muy útiles para desarrollar habilidades de gestión del tiempo.
6. Reserva tiempo para ti mismo
La organización de bodas puede ser un sector muy estresante, y las emociones que experimentan tus clientes suelen recaer sobre tus hombros. Parte de las habilidades prácticas de gestión del tiempo es garantizar que también se satisfagan tus necesidades.
Una meditación a mediodía, un paseo a paso ligero, un entrenamiento regular, incluso un simple ritual diario de té son esenciales para mantener a raya el estrés.
La salud del sueño también es fundamental. Como organizadora de bodas, querrás tenerlo todo hecho, y eso a veces significa trasnochar. Pero trabajar hasta altas horas de la madrugada merma tu energía y concentración al día siguiente.
7. Pregúntese qué puede externalizarse.
Analiza cómo empleas tu tiempo en una semana o en un mes. Seguramente obtendrás información muy valiosa, como qué tareas consumen más tiempo y pueden abordarse de forma más eficaz.
Si las tareas administrativas o técnicas te agobian, considera la posibilidad de contratar a un asistente virtual. Normalmente, las asistentes virtuales cobran por hora y la inversión puede merecer la pena si te liberan tiempo para gestionar otros proyectos de organización de bodas.
8. Esperar lo inesperado
Los organizadores de bodas pueden pasar mucho tiempo al volante. Las reuniones con los floristas y los responsables del lugar de celebración, los fotógrafos y los especialistas en entretenimiento forman parte del trabajo. Cuando planifiques tu agenda, añade tiempo extra para desplazarte a los lugares de reunión y no pasarte de la hora prevista. El tiempo extra para los desplazamientos evitará que cunda el pánico cuando surja un tráfico inesperado.
9. Crear agendas de reuniones con bloques de tiempo
Ya sean presenciales o virtuales, las reuniones en el sector de la organización de bodas son interminables y pueden "sobrepasar" el tiempo estimado. Para evitarlo, fija una hora de inicio y otra de finalización. De este modo, tanto tú como tu cliente o tus compañeros sabréis exactamente de cuánto tiempo disponéis para llevar a cabo la reunión.
10. Automatice todo lo posible
¿Dice su sitio web que responderá a las consultas en el plazo de un día laborable? Los correos electrónicos transaccionales consumen mucho tiempo. Las respuestas automatizadas son un método eficaz para responder a mensajes específicos de los usuarios y, al mismo tiempo, crear una base de datos y una audiencia.
11. "No" es una frase completa
Antes de comprometerte a hacer una cosa más al azar, considera el horario que has creado y pregúntate si hay espacio, es decir, tiempo extra, para que completes esta tarea.
¿Avanzará esta tarea las necesidades de tus clientes? Decir "no" a las cosas que no te sirven crea límites profesionales y te ayuda a mantener una gestión eficaz del tiempo.
12. Determinar las acciones esenciales
Diferencie las tareas que quiere hacer de las que necesita hacer. Para ello, identifique las cosas de su negocio de organización de bodas que hace con regularidad. Por ejemplo, responder a consultas, pagar facturas o programar visitas guiadas.
Determinar lo que hay que hacer permite establecer bloques de tiempo e identificar las tareas esenciales pero menos urgentes.
13. Virtualizar siempre que sea posible
Si hay algo que la pandemia enseñó a la América corporativa es que muchas reuniones pueden 1.) ser un correo electrónico, y 2.) hacerse virtualmente.
En el caso de lugares que no estén cerca o que sus clientes tengan en su lista de "quizás pero no es probable", una visita virtual puede realizarse en una fracción del tiempo que lleva una visita en persona.
Las reuniones virtuales también se pueden hacer con floristas, papelería para invitaciones y save-the-dates, y otros proveedores en los que el aspecto visual es de suma importancia. Una reunión en persona no es necesaria en todas las situaciones.
14. Teléfono vs. Correo electrónico
Como organizadora de bodas, pasas mucho tiempo comunicándote con clientes, proveedores, lugares de celebración y demás. Como resultado, es muy fácil quedar atrapado en un intercambio de correos electrónicos de un día de duración que puede resolverse simplemente con una breve llamada telefónica.
Si cree que va a haber muchas preguntas, desconecte la conversación y programe una llamada con una hora de inicio y otra de finalización. A continuación, aborda todas las preguntas relacionadas en el momento de la llamada, resuelve la cuestión y elimina una larga cadena de correos electrónicos de ida y vuelta.
Por ejemplo, si se trata de un asunto complejo o de un acuerdo detallado con un proveedor, lo mejor es una llamada breve para tratar los detalles y responder a las preguntas sobre la marcha.
15. Proporcione un formulario de consulta en su sitio web
Los formularios de consulta son una excelente forma de hacer un seguimiento de sus clientes potenciales.
Además, cuando te pidan información esencial, como la fecha de la boda, puedes comunicar a los clientes potenciales de inmediato si estás disponible antes de seguir adelante con la conversación.
Habilidades de gestión del tiempo: Aprender lo que funciona
La planificación de una boda suele llevarle en múltiples direcciones, todas a la vez. Mantener un horario que aproveche tu tiempo productivo maximizará tus esfuerzos.
Las habilidades de gestión del tiempo evolucionan, pero con unas pocas herramientas esenciales, una cuidadosa consideración, seguimiento y evaluación, puede crear un calendario personalizado que le ayude a planificar las bodas de la manera más eficaz posible.
