Ser organizador de bodas se parece mucho a ser entrenador de fútbol: Puede que tengas todos los movimientos correctos en tu libro de jugadas, pero si no tienes el mejor equipo para ejecutar tu visión, no irás a ninguna parte. Del mismo modo, la creación de listas sólidas de proveedores de bodas es la piedra angular para dar vida con éxito a cada boda.
Los vendedores son la orquesta que hace bella música, y usted es el director.
Según las estadísticas, el número medio de proveedores que una pareja contrata para su boda oscila entre 12 y 15. Aquí tienes algunos consejos y trucos para crear listas de proveedores de boda llenas de profesionales de confianza que representarán mejor tu trabajo.
Dónde empezar a crear listas de proveedores para bodas - ¡Empieza a trabajar en red!
Aproveche bien el tiempo, desde los eventos del sector hasta las reuniones de desarrollo empresarial de la cámara de comercio local. Preséntate a otros profesionales de tu sector. Ten siempre a mano tu tarjeta de visita, con tus contactos en las redes sociales, además de tu número de teléfono, correo electrónico y sitio web habituales. Y lo que es más importante, mantente en contacto con tus nuevos contactos.
Considera la posibilidad de hacer un seguimiento dentro de unos días en LinkedIn o en las redes sociales, para que también tengan tu información de contacto.
Cuando asista a un evento empresarial que le cause impresión. Tanto si la iluminación es extraordinaria como si la comida es excepcional o la decoración llama la atención, no dejes de informarte sobre los proveedores que están detrás de todo ello. Los profesionales del sector de los eventos y las bodas se cruzan continuamente, y es imprescindible contar con una red de contactos sólida.
Pida recomendaciones
Uno de los mejores recursos para encontrar grandes proveedores es a través de otros proveedores. A medida que construyas tu red y trabajes con diferentes empresas, te darás cuenta rápidamente de que muchos proveedores tienen una sinergia única.
Por ejemplo, el fotógrafo y el DJ son dos proveedores que deben trabajar juntos para orquestar y capturar los momentos más importantes de una boda.
Como maestro de ceremonias, el DJ o el director de orquesta suelen avisar al fotógrafo de la cronología, para que pueda tomar las fotos esenciales: la pareja haciendo su gran entrada, los bailes de los padres, el corte de la tarta o el lanzamiento del ramo.
Años de trabajo conjunto crean un ritmo innegable y una fluidez confortable a la hora de trabajar para que una boda sea un éxito. Toma nota de qué proveedores trabajan en armonía y pregúntales con quién les gusta trabajar. Guarda notas como éstas en tu base de datos para poder recomendárselas a tus clientes.
Elabore su directorio de proveedores de bodas
Desde que la COVID-19 alteró el panorama de las bodas y se pospusieron y reprogramaron innumerables bodas, muchos proveedores coinciden en que 2021 y 2022 se perfilan como sus años de mayor actividad registrada. Por este motivo, los proveedores se reservan con mucha antelación e incluso puede resultar difícil conseguirlos.
Asegúrese de contar con un buen número de proveedores en cada categoría para que sus clientes tengan muchas opciones. Procure tener en su red entre cinco y diez proveedores para cada necesidad:
- Sedes
- Floristerías
- Fotógrafos y videógrafos
- Servicio de catering
- Minoristas de ropa
- Papelerías
- Joyeros
- Empresas de transporte
- DJs/bandas
- Oficiantes
- Profesionales de peluquería y maquillaje
- Proveedores de tartas
- Alquileres y diseñadores de iluminación
- "Especialidades", incluidos carritos móviles de cócteles, camiones de helados, camiones de comida al final de la noche, etc.
La mayoría de las parejas recurrirán a ti como organizador de bodas para que les recomiendes entre uno y tres proveedores de cada categoría. Así que el primer paso es identificar a los proveedores que mejor se adapten a la pareja, a su presupuesto y a la boda que están imaginando.
Algo más que proveedores para el día de la boda
A la hora de confeccionar la lista de proveedores de tu boda, piensa más allá. Como organizador de bodas, las parejas acudirán a ti para cubrir necesidades obvias, pero también te pedirán otras recomendaciones.
Entre estos proveedores se incluyen contactos para la cena de ensayo, instructores de baile (¡hay que perfeccionar el primer baile!), masajistas para la mañana de la boda, barcos turísticos u otras excursiones para las actividades del fin de semana de la boda, agencias de viajes e incluso instructores de yoga.
Si se convierte en un tesoro de información y recursos, se distinguirá de los demás. Tus clientes te lo agradecerán y recomendarán tus servicios.
Organizar entrevistas informativas
Uno de los componentes fundamentales de tu papel como organizador de bodas es evitar el desorden y organizar únicamente reuniones con tus clientes y proveedores que tengan potencial para prosperar.
Conozca a los proveedores de forma personalizada reuniéndose con ellos en su lugar de trabajo (un estudio floral o un servicio de catering, por ejemplo) o incluso tomando una taza de café para conocerlos personalmente, comprender su enfoque y saber cuál es su precio.
Si conoce mejor a estos proveedores y sus estilos, puntos fuertes y personalidades, podrá elegir la mejor opción para sus clientes.
Por ejemplo, si sabe que un florista concreto es conocido por sus diseños modernos y caprichosos, es menos probable que lo recomiende a clientes que busquen un estilo clásico y tradicional.
Del mismo modo, si sus clientes buscan un servicio de catering económico, puede ahorrarles tiempo y quebraderos de cabeza recomendándoles únicamente empresas de catering que se ajusten a su presupuesto.
Las entrevistas informativas también son útiles para conocer cómo interactúa el vendedor con los clientes. Por ejemplo, puede fijar un tiempo de reunión realista en caso de que sus clientes se reúnan con un vendedor hablador y con personalidad, que tiende a sobrepasar el tiempo de cita asignado, frente a un vendedor directo que prefiera reunirse virtualmente.
Crear una red de referencias con otros organizadores de bodas
Nadie entenderá mejor todo lo que conlleva la planificación de una boda que tus compañeros organizadores de bodas. ¡Por algo habéis elegido esta gran profesión!
Conéctate con otros organizadores para establecer referencias recíprocas, es decir, si recibes una consulta de una pareja sobre un día que ya tienes reservado, puedes remitirla a otro organizador que conozcas y en el que confíes. Del mismo modo, ellos pueden hacer lo mismo.
Infórmese sobre lo que ofrecen sus colegas y sobre cómo quieren hacer crecer su negocio. Por ejemplo, si tú ofreces servicios para el día de la boda y otro organizador no, ese organizador podría recomendarte a una pareja que busque específicamente esos servicios, y tú serías el primero en la lista.
Los organizadores también buscan constantemente ampliar sus listas de proveedores de bodas. Aprovecha las oportunidades que se te presenten para recomendarles a proveedores que tú recomiendes y ellos harán lo mismo.
Organizar el directorio de proveedores de tu boda
Has creado sólidas listas de proveedores de bodas en cada categoría. ¿Y ahora qué? La organización es la clave para maximizar tu tiempo como organizador de bodas ocupado. En primer lugar, pregúntate si respondes mejor a las copias impresas o si vives en línea.
Si te encanta el Rolodex, considera la posibilidad de utilizar una carpeta de tres anillas para llevar un registro de los proveedores. Organiza la carpeta por categorías de proveedores y crea o descarga una plantilla de contacto con toda la información esencial sobre el proveedor y guarda notas que puedan ser útiles: de qué hablasteis o dónde os reunisteis, sus rangos de precios, estilo, etc.
En línea, innumerables aplicaciones y sistemas CRM (gestión de las relaciones con los clientes) pueden simplificar y automatizar la gestión de contactos. Por ejemplo, ABBYY Business Card Reader escanea tarjetas de visita, organiza al instante la información del contacto y crea una base de datos al alcance de tu mano.
Evernote Scannable es otra tecnología que permite escanear tarjetas de visita y crear listas de contactos, así como escanear otros documentos importantes para tu empresa de organización de bodas, como recibos, contratos u otros documentos vitales.
Listas de proveedores para bodas: Un proceso en constante evolución
En el negocio de la organización de bodas, conocerás constantemente a gente nueva, nuevos propietarios de negocios y proveedores que también están expandiendo su negocio. Construir tu red y hacer crecer tus listas de proveedores de bodas siempre formará parte de tu negocio.
Asegúrate de establecer una conexión y crear una red que maximice tu talento y ayude a tus clientes a vivir la boda de sus sueños.
