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Cómo mantenerse organizado | DIY Wedding Planner Book

organízate con una carpeta de planificación de bodas cabecera del blog

Planificar bodas para ganarse la vida es una carrera de ensueño, pero también requiere mucho trabajo. La creación de un sistema de organización en una carpeta de organizadora de bodas ayuda a sentar las bases para el éxito. Una carpeta de organizador de bodas mantiene a proveedores, clientes y otros contactos necesarios al alcance de la mano.  

Cuando se trata de carpetas de organización de bodas, deberás clasificarlas en una de las dos categorías siguientes: permanentes o rotatorias.

Libros permanentes de planificación de bodas

Los libros permanentes de organización de bodas están anclados en la red de recursos personales que has construido como organizador profesional de bodas. 

Empieza por crear una carpeta de "vendedor" de bricolaje. Haz una lista de las secciones que vas a crear.

Secciones de la carpeta de planificación de bodas

  • Lugares de la ceremonia
  • Músicos de ceremonia
  • Lugares de recepción
  • Oficiantes
  • Floristerías
  • Servicio de catering
  • Panaderos
  • Músicos para la hora del cóctel
  • Fotógrafos
  • Videógrafos
  • Transporte
  • Papelerías
  • DJs, bandas en directo
  • Empresas de alquiler de esmoquin
  • Joyeros
  • Tiendas de trajes de novia
  • Costureras y sastres
  • Alquiler de eventos
  • Camiones y carritos de comida y expositores de especialidades culinarias
  • Bailarines culturales
  • Pintores vivos
  • Proveedores de fotomatones
  • Contactos de retransmisión en directo

No olvides incluir a los proveedores especializados. Por ejemplo, empresas de iluminación para eventos y empresas especializadas en el diseño de eventos, como la creación de salones y espacios de reunión. 

Tu libro permanente de organizador de bodas debe contener varias copias de todos los documentos que pidas a la pareja que firme. Un contrato estándar de organización de bodas suele incluir un dossier de los servicios que prestas, la tarifa y el calendario de pagos, y una cláusula de confidencialidad o acuerdo de no divulgación (NDA).

También debes tener copias de un acuerdo de uso de medios o fotografías. Esto incluye especificar si tienes permiso para etiquetar a tus clientes en las redes sociales y/o utilizar fotos en materiales promocionales y de marketing. Establecer de antemano las preferencias de privacidad de tus clientes evitará situaciones incómodas en el futuro.

La agenda permanente de la organizadora de bodas también debería tener un lugar seguro para todas las contraseñas de cuentas importantes. Cuando te reúnas con tus clientes y proveedores, es posible que necesites acceder a una cuenta que contenga información importante, y si estás fuera de la oficina no tendrás suerte.

Una carpeta de lugares de celebración

Algunas categorías de proveedores pueden tener tantos recursos que puedes crear una carpeta especial dedicada sólo a ese género. Por ejemplo, cuando se trata de un lugar de celebración, debes tener información sobre la capacidad, las tarifas de alquiler y la configuración de las salas. También si disponen de espacio para la ceremonia o de alojamiento in situ. O si disponen de servicio de catering interno, si ofrecen tarta y cualquier otro detalle que busquen tus clientes.

Dentro de la carpeta del lugar de celebración, también deberías tener una copia del contrato de celebración de bodas de cada lugar, para que tus clientes puedan revisar todo, desde las políticas de cancelación hasta la cláusula de "fuerza mayor". Una cláusula de fuerza mayor, también llamada "caso fortuito", elimina la responsabilidad por catástrofes naturales e inevitables. En otras palabras, el lugar de celebración puede estipular que no incumple el contrato en caso de que ocurra algo que escape a su control.

Aunque las catástrofes naturales no son algo que muchas parejas tengan en cuenta al firmar el contrato del lugar de celebración, las cláusulas de fuerza mayor cobraron protagonismo durante la pandemia, cuando las bodas se cancelaron y aplazaron en masa.

Como organizador de bodas organizado, cuanta más información puedas ofrecer para educar a tus clientes, mejores preguntas tendrán cuando se reúnan con los proveedores.

Planificadores de bodas DIY rotativos

Material de oficina, desorganizado en un cajón.
No tiene por qué ser un caos. Organízate con un libro de planificación de bodas.

Los planificadores de bodas DIY rotatorios deben dedicarse a cada boda específica, una carpeta por pareja.

Información básica

  • Datos de contacto
  • Método de comunicación preferido
  • Fecha del acontecimiento
  • Redes sociales
  • Otros detalles críticos

Secciones individuales

A continuación, organiza la carpeta de cada pareja por orden de acontecimientos.

  • Recepción de bienvenida
  • Cena de ensayo
  • Actividades previas a la boda, como un paseo en velero o en tranvía
  • La ceremonia
  • La recepción
  • La fiesta de después
  • El almuerzo de despedida

Y no olvides las pruebas de peluquería y maquillaje, los pedidos de invitaciones y las fechas de los arreglos.

Recomiende a sus clientes que lleven una carpeta similar y facilíteles copias de todos los contratos, acuerdos, citas, itinerarios, planos y demás documentos pertinentes. 

Aconseja a tus clientes que también tengan secciones para la lista de invitados y las confirmaciones de asistencia, los pedidos de vestidos de dama de honor y de novia, la información sobre la licencia de matrimonio, los detalles de la luna de miel y todos los documentos de viaje.

La carpeta de boda DIY de tu cliente también puede servirle para guardar fotos de inspiración arrancadas de revistas. 

La inspiración digital puede almacenarse en un tablero de Pinterest o incluso en un archivo de su disco duro. Cuando planifiques reuniones en persona, pregunta a los proveedores si puedes enviar las imágenes de inspiración de tus clientes o enviarlas a su página de Pinterest con antelación. 

Otra solución para enviar a los proveedores las fotos de inspiración y el tablero de Pinterest de tus clientes es crear un código QR. Todo lo que necesiten estará al alcance de su mano.

Ningún detalle es demasiado pequeño para la carpeta del organizador de bodas de tus clientes

Comunícate con tus clientes en relación con los regalos de la fiesta nupcial y las notas de agradecimiento. ¿Serás tú la responsable de controlar los regalos en caso de que se envíen? ¿Tendrás los regalos envueltos y preparados para distribuirlos en la cena de ensayo, o serán tus clientes quienes supervisen este detalle? Pregunta a tus clientes y actualiza la carpeta en consecuencia.

Aunque no participes en las despedidas de soltera o de soltero de tus clientes, es útil que te mantengas al tanto de las tareas pendientes, como encargar las notas de agradecimiento y asegurarte de que se envían a tiempo. Esto es especialmente importante si a tus clientes les gustaría hacer una nota de agradecimiento personalizada, con, por ejemplo, una foto de su sesión de compromiso.

Asegúrate de que tu organizador de bodas DIY dispone de toda la información relacionada con el bloqueo de habitaciones de hotel y otros detalles de alojamiento de los invitados. Esto es especialmente importante si se va a organizar el transporte de los invitados. Es igualmente importante que dispongas de todos los detalles de alojamiento de los invitados si tus clientes proporcionan bolsas de bienvenida al registrarse en el hotel.   

Aunque vivimos en un mundo predominantemente digital y será necesario actualizar constantemente las copias impresas de algunos elementos, disponer de documentos tangibles es especialmente práctico en reuniones, visitas y otras actividades relacionadas con la boda.

Coloca un calendario de 18 a 24 meses, un cronograma real de la boda y una lista de comprobación del planificador de bodas en la parte delantera de la carpeta del planificador de bodas DIY. A medida que se vayan completando las tareas, márcalas en el calendario para que la lista de tareas pendientes se convierta en un simple recordatorio de un vistazo.

En la parte delantera de esta carpeta debe colocarse también un recordatorio del presupuesto. A medida que las asignaciones presupuestarias se ajusten a los acuerdos con los proveedores, podrá ayudar a sus clientes a mantener el rumbo. Las sorpresas presupuestarias nunca son buenas. 

Además, mantén un recordatorio de tu calendario de pagos al principio del libro. Prepara un correo electrónico automático una o dos semanas antes de la fecha de vencimiento para recordar a tus clientes si tienen que pagar pronto.

¿Necesitas más consejos para tu carpeta de boda? ¡Escúchanos!

Materiales para la carpeta DIY

Una vez que hayas anotado las categorías de cada carpeta, podrás compilar mejor las necesidades de suministros. Las carpetas de los proveedores deben ser grandes: una carpeta de tres anillas y tres pulgadas es una opción muy popular. Para tus clientes, asigna una carpeta por pareja. Dependiendo del tamaño y la complejidad de la boda, una carpeta de tres anillas de una o dos pulgadas será suficiente.

Cuando organices tu agenda de bodas y la de cada pareja, ten en cuenta el código de colores para mantener la coherencia. Si los floristas están archivados en una pestaña de un color específico en tu agenda de boda permanente, trasládalo también a la carpeta de cada pareja.

En tu lista de la compra no pueden faltar separadores con códigos de colores o carpetas con agujeros, papel, una perforadora de tres agujeros, fundas transparentes para las hojas y rotuladores fluorescentes. 

En lo que respecta a las notas adhesivas, una vez más, el código de colores es la mejor manera de hacerlo, sobre todo cuando se trata de detalles como contratos sin firmar y preguntas que requieren una llamada telefónica de seguimiento.  

Los sobres y las bolsitas con cremallera son excelentes herramientas para organizar la carpeta de la boda. Guarda los recibos, las muestras de tela para los manteles y los vestidos de las damas de honor, una mini cinta métrica y un cargador portátil por si acaso.

También puedes empezar con una agenda básica prefabricada en sitios como Etsy.

Paso a paso : Cómo crear su libro de bodas personalizado

Una vez que dispongas de la infraestructura y las plantillas, crear una carpeta de organizador de bodas para cada uno de tus clientes se convertirá en algo natural, pero asegúrate de actualizar continuamente tu agenda permanente de organizador de bodas con nuevos contactos de proveedores. 

Crear un sistema de organización puede llevar bastante tiempo y paciencia, pero tener todo lo que necesitas -exactamente dónde y cuándo lo necesitas- no tiene precio.

Foto de Annette Corrie

Annette Corrie

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Director del curso

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